Kuinka tehdä digitaalisesta allekirjoitusprosessista entistä helpompaa
Digitaalinen allekirjoittaminen: se säästää yrityksiltä paljon aikaa, yksinkertaistaa allekirjoitusprosessia ja parantaa asiakaskokemusta. Lisäksi yritysten siirtyminen pilvipalveluihin on lähtenyt liikkeelle digitaalisen allekirjoittamisen myötä. Digitaalinen allekirjoittaminen ei suotta ole tullut yhä suositummaksi. Mutta dStyle 365:n avulla se voi olla vielä nopeampaa ja parempaa. dStyle 365:n digitaalisen allekirjoittamisen moduulia on kehitetty edelleen, ja nyt siinä on myös linkki PKIsigningiin. Ihanteellinen esimerkiksi kirjanpitäjille, jotka ohjataan nyt automaattisesti allekirjoitusprosessin läpi. PKIsigningin avulla yritykset saavat tarvittavan allekirjoituksen nopeammin kuin koskaan ja täyttävät samalla kaikki lakisääteiset vaatimukset.
Kaikki digitaalista allekirjoitusalustaa käyttävät tietävät, että ennen kuin saat kirjeen, tilausvahvistuksen tai sopimuksen kunnolla prosessiin, on suoritettava melko monta vaihetta. Se on etsintää: ensin on löydettävä kaikki henkilötiedot, joita tarvitaan, jotta prosessi sujuu ongelmitta, ja lisäksi tarvitaan allekirjoittajien oikeat puhelinnumerot ja sähköpostiosoitteet. Löytyvätkö nämä työympäristöstäsi vai onko sinun etsittävä niitä verkosta? Allekirjoitusten oikean paikan varmistaminen asiakirjassa ei myöskään ole aina helppoa. Jos esimerkiksi käy ilmi, että olet unohtanut lisätä allekirjoittajan, käytät jälleen kerran paljon aikaa kirjeen tai tilausvahvistuksen uudelleenjärjestelyyn: tietojen etsiminen alkaa alusta ja allekirjoitukselle on luotava uusi paikka.
Ei epäilystäkään siitä, että väliin jääneistä vaiheista
dStyle 365 on yhdistetty allekirjoitusalustaan sekä asiakirjahallintajärjestelmään ja CRM-järjestelmään. Näin kaikki kirjeen, raportin tai sopimuksen allekirjoittamiseen tarvittavat asiakirjat ja henkilötiedot ovat käden ulottuvilla. Tietenkin myös kaikki tarvittavat vaiheet, jotka johtavat allekirjoitettuun asiakirjaan, ovat valmiit. Laatija saa automaattisesti aikaan oikeudellisesti pätevän kirjeen, eikä hänen tarvitse epäillä, ovatko kaikki vaiheet ja tiedot mukana. Mieti esimerkiksi kaksitekijäistä todennusta, jolla tarkistetaan, että allekirjoittajan sähköpostiosoite ja puhelinnumero täsmäävät. Kun tiedot ovat virheellisiä tai puutteellisia, dStyle 365 ilmoittaa siitä.
Useiden allekirjoittajien lisääminen
Muutamalla napsautuksella voit lisätä uuden paikan allekirjoitukselle. Useiden allekirjoittajien lisääminen asiakirjaan on yhtä helppoa. Ne haetaan automaattisesti, jos ne sisältyvät dStyle 365 -tietoihin. Jos näin ei ole, laatija voi hakea tiedot CRM-järjestelmästä asiakirjan kautta. Esimerkiksi allekirjoittajan nimi, allekirjoituspaikka, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tämän jälkeen voit aloittaa allekirjoitusprosessin suoraan dStyle 365:stä, Microsoft 365:stä ilman, että sinun tarvitsee ensin siirtyä alustalle, kuten PKIsigningiin, ja esimerkiksi ladata asiakirja. Valitut allekirjoittajat saavat - dStyle 365:n avulla - ?valitun sähköpostin, jossa heitä kutsutaan allekirjoittamaan tässä esimerkissä PKIsigningistä. Asiakirjan laatija voi liittää tähän päättymispäivän. Allekirjoituksen jälkeen asiakirja on oikeudellisesti pätevä. Asiakirjan laatija pidetään ajan tasalla allekirjoitusprosessista PKIsigning-tilinsä kautta.
Ympyrä on valmis
dStyle 365:n lisäetuna on, että paljon nopeamman ja selkeämmän asiakirjan digitaalisen allekirjoitusprosessin lisäksi dStyle 365 varmistaa myös, että asiakirjasi tallennetaan oikeaan tiedostoon ja mahdollisesti CRM päivitetään. dStyle 365:n avulla voit myös helposti laatia vakiotilausvahvistuksia tai -sopimuksia ja mukauttaa ne helposti oikeille asiakkaille tai osapuolille ja aloittaa uuden digitaalisen allekirjoitusprosessin. Jos aiemmin jouduit odottamaan allekirjoitettua asiakirjaa päivistä viikkoihin, pkisigining-linkillä dStyle 365 sinulla on laillisesti allekirjoitettu asiakirja takaisin muutaman tunnin kuluessa.
Utelias?
