Työskentele asiakirjojen parissa helpommin ja tehokkaammin

Yritykset laativat kaikenlaisia erilaisia asiakirjoja sisäiseen käyttöön ja asiakkailleen. Kiitoskirjeistä ja lainauksista projektisuunnitelmiin ja neuvontaraportteihin. Niiden on oltava järjestyksessä eri näkökulmista – monimutkaisista. Autamme sinua jakamalla tietoa. Aloitamme tarinallamme.

Joidenkin raporttien laatiminen yrityksissä on niin monimutkaista, että joskus jopa viisi työntekijää joutuu käymään läpi tuhat sivua yhdessä virheiden estämiseksi. Viestinnän näkökulmasta haluat, että asiakirjat vastaavat yrityksen yritysidentiteettiä. Ja jos katsot sitä laillisen linssin läpi, odotat vastuuvapauslausekkeen olevan oikea.

Miten varmistat, että työntekijät voivat työskennellä sujuvasti näiden asiakirjojen parissa sekä yksilöllisesti että yhdessä näitä näkökohtia silmällä pitäen? Kun sinulla ei ole oikeaa ohjelmistoa, tämä on aikaa vievää.

Ajattele hyödyllisen vastuuvapauslausekkeen tai vakiotekstin etsimistä, joka ilmaisee yrityksen ytimen. Voit selata vanhempia tiedostoja, mutta miten voit olla varma, että nämä tekstit eivät ole päivättyjä? Mutta vaikka työntekijät työskentelevät yhdessä yhden asiakirjan parissa, prosessi epäonnistuu säännöllisesti; Esimerkiksi kun työtoveri käyttää liitteiden virheellistä numerointia.

Tämä prosessi maksaa pk-yrityksille kirjanpitäjistä asianajotoimistoihin paljon aikaa ja työvoimaa. Monia toimia hyvän asiakirjan saavuttamiseksi ei automatisoida ohjelmiston avulla. Ja yhteistyö yhtenäisen asiakirjan aikaansaamiseksi on vaikeaa.

Rakennuspalikoita

Juuri tästä syystä me, Documentaalin takana oleva tiimi, haluamme auttaa heitä ohjelmistoratkaisuillamme dStyle ja dStyleDMS. Näin he voivat työskennellä tehokkaasti ja helposti asiakirjojen parissa tyypistä – kiitoskirjeestä neuvoa-antavaan raporttiin – tai monimutkaisuudesta riippumatta.

Tämän ohjelmiston avulla työntekijöille tarjotaan rakennuspalikat sekä muotoilua että standardoitua tekstiä varten. Vaikka he työskentelevät yksittäisten, arvaamattomien asiakirjojen, kuten neuvoa-antavan raportin, parissa, jossa on monia odottamattomia tekijöitä vielä määrittelemättömän tutkimuskysymyksen vuoksi. Joten emme vain auta sinua ennakoitavilla tiedostoilla, jotka menevät useisiin suuntiin asiakkaalle, kuten tietosuojalausunnolla, joka on GDPR-suojattu.

Tällä tavoin dokumenttien työstäminen on paljon helpompaa – ainakin jos myös itse ohjelmisto on käytettävissä. Ymmärrämme, että HR-työntekijä ei odota päätöspuuta asiakirjaa laatiessaan. Joten vältämme tällaista monimutkaisuutta.

Ohjelmistomme tarjoaa myös rakenteen digitaalisessa tallennustilassa. Varmistamme, että voit helposti tallentaa, muokata, käsitellä ja löytää asiakirjojasi.

Automaation kiehtovuus

Kiehtovuutemme automaatioon parhaan ratkaisun löytämiseksi oli jo yrityksen liikkeellepaneva voima yli kaksikymmentä vuotta sitten. Jo nyt se tuli palaa kiivaasti. Sitoutuneessa ja dynaamisessa tiimissä, Rob Duijndamin johdolla vuodesta 2008 lähtien, työskentelemme yli sadalle asiakkaalle.

Tiimimme jäsenet näkevät, miten heidän panoksensa toimii heille käytännössä. Se motivoi. Asiakkaamme pitävät myös tästä työskentelytavasta. He eivät ole tekemisissä abstraktin organisaation kanssa.

Tämä tiivis yhteistyö antaa meille käsityksen organisaatioiden prosesseista ja järjestelmistä. Vasta sitten on mahdollista kehittää ohjelmistoja, jotka muodostavat yhteyden Microsoft 365:een, jolloin asiakkaamme voivat vaikuttaa asiakirjojen luomiseen.