Digitaalinen allekirjoitus? Ei hätää! Mutta vesitiivis järjestä, kiitos.

Kirjeenvaihdon digitalisointi tekee (liike)elämästämme paljon helpompaa. Kirjoituskoneen, tipp-exin ja faksin ajat ovat kaukana takanapäin. Allekirjoitus tekee myös matkan ajan halki. Korkkia ei enää tarvitse poistaa mustekynästä, jotta asiakirjan sisältö olisi samaa mieltä. Digitaalisella allekirjoituksella on ehdoton, sitova ja oikeudellinen voima, joka on yhtä suuri kuin paperin allekirjoitus.

Digitaalinen allekirjoitus vaatii tiukan, vedenpitävän organisaation. Ovatko allekirjoittajat esimerkiksi todella niitä ihmisiä, joiden on allekirjoitettava asiakirja? Mistä kaikki tietävät, että hänellä on ainoa oikea versio kyseisestä asiakirjasta? Ja kuka takaa, että allekirjoituksen asettamisen jälkeen asiakirjan sisältö ei muutu?

Eheys

Tässä pyydetyt takuut on annettava asiakirjojen hallintajärjestelmän ja siihen liittyvän digitaalisen allekirjoituksen protokollan avulla. DMS säätelee lähetetyn asiakirjan eheyttä: kyllä, tämä on uusin versio ja ei, sisältö ei enää vaikuta sisältöön. Asiakirjan aitous kirjataan, todistetaan ja taataan siten.

Hiljainen yhteistyö

Documentaal, joka tukee yrityksiä asiakirjojen luomisessa ja asiakirjojen hallinnassa, yhdistää oman dokumenttienhallintajärjestelmänsä dStyle validsignin digitaalisen allekirjoituksen alustaan. Näiden kahden järjestön välinen hiljainen yhteistyö varmistaa asiakirjojen aitouden ja eheyden sekä valtuutettujen henkilöiden allekirjoittamista koskevien lupien ja tunnistamisen täyden valvonnan. Allekirjoittamisen jälkeen asiakirjat ja allekirjoitukset arkistoidaan automaattisesti ja huolellisesti siten, että ne löytyvät uudelleen hetkessä .

Kolme tasoa

Erotamme digitaaliset allekirjoitukset kolmella tasolla.

Ensimmäinen on tavallinen, varaukseton sähköinen allekirjoitus: sähköpostiviesti, joka sisältää nimesi tai skannatun allekirjoituksen. Niin kauan kuin nämä ovat ei-oikeudellisia asiakirjoja, tämä riittää.

Kolmas taso, pätevä sähköinen allekirjoitus, on tarkoitettu tuomareille, notaareille, asianajajille ja muille viranhaltijoille. Notaari kirjaa heidän henkilöllisyytensä henkilökohtaisesti etukäteen.

Toinen taso koskee digitaalista allekirjoitusta, jolla on oikeudellinen vaikutus, esimerkiksi se, joka on asetettu sopimuksen, virallisen kirjeen, lausunnon tai muun tällaisen asiakirjan alle. Kehittynyt sähköinen allekirjoitus on henkilökohtainen. Sertifiointipalveluntarjoaja, niin kutsuttu luotettu kolmas osapuoli (TTP), huolehtii tästä. Tämä osapuoli takaa vahvistuksen siitä, että olet henkilö, jonka sanot olevasi, kaikenlaisilla opinnäytteillä ja koodeilla. DMS: t ja digitaalisen allekirjoituksen alustat keskittyvät pääasiassa tälle tasolle.

Ilmiömäinen voitto

Edut, joita digitaalisten allekirjoitusten kanssa työskentely voi tuoda, ovat ilmiömäisiä. Jos yritykset tarvitsevat päiviä, ellei viikkoja, saadakseen kaikki tarvittavat allekirjoitukset paperidokumentin alle (ajattele kansainvälisesti suuntautuneita yrityksiä: FedEx spin -lankaa...), digitaalinen allekirjoitus kestää muutaman minuutin.

Kuka tahansa allekirjoittaja voi allekirjoittaa itselleen sopivana ajankohtana ja sopivana ajankohtana. Olipa kyse hänen työpöytänsä takaa Amsterdamin Zuidoostin toimistossa tai hänen lomaosoitteestaan Bahamalla, niin kauan kuin hänellä on älypuhelin tai muu laite käytettävissään, hän voi laittaa allekirjoituksensa (eikä kenenkään tarvitse odottaa häntä).

Loppujen lopuksi ei ole väliä kuinka monen ihmisen on allekirjoitettava: kaksi, kymmenen, kolmesataa? Ei hätää. Digitaalinen allekirjoitus ei rajoitu numeroihin. Ja nuo allekirjoittajat voivat tehdä kaiken samaan aikaan; tule paperiversioon!

Yksi ehto

Digitaalinen allekirjoitus on välttämätön nykypäivän liiketoiminnassa ja käyttöiässä. On yksi ehto. Sujuva työskentely digitaalisen allekirjoituksen kanssa, jossa kaikki oikeudelliset säännöt ja tietosuojamääräykset otetaan huomioon, edellyttää asiakirjojen hallintajärjestelmää, joka pystyy täyttämään tämän hoidon.

Reinoud Wouters
kumppani Documentaal.

Haluatko kommentoida tätä blogia? Mielellään! Lähetä kommenttisi sähköpostitse osoitteeseen rewo@documentaal.nl