Standardoinnin voima: työntekijät voivat tehdä sen, mitä he tekevät parhaiten uudelleen
Miten varmistatte, että työntekijöiden ei tarvitse kiinnittää huomiota perifeerisiin asioihin tänä kaoottisena aikana ja että he voivat jatkaa sitä, missä he ovat hyviä? Vastaus tähän kysymykseen on innovaatio ja standardointi oikean ohjelmiston avulla. Autoimme alankomaalaista akateemista sairaalaa tässä vaiheessa.
Kyseisen sairaalan lakiosasto laatii noin kahdeksansataa sopimusta kuukaudessa. Se kestää keskimäärin kaksi tuntia sopimusta kohden. Sen varmistamiseksi, että asiakirjat täyttävät kaikki vaatimukset, noudatetaan erityistä menettelyä. Tarkastelimme tätä lähestymistapaa lähemmin ja laadimme uuden kokoonpanon.
Vähemmän vaiheita
Otimme kuusi askelta taaksepäin neljään. Sanoimme esimerkiksi hyvästit tarkastusvaiheelle: lakiasiainosasto tarkisti asiakirjat, ilmoitti sitten, että ne eivät olleet kunnossa, ja lähetti ne takaisin ensimmäiseen vaiheeseen. Neljäsataa hylättyä asiakirjaa oli sitten mukautettava ja palautettava tehtaalle. Ohjelmistomme avulla monet asiakirjan rakennuspalikat ovat nyt oletusarvoisesti kunnossa, joten tätä ohjausvaihetta ei enää tarvita. Henkilökunnan ei enää tarvitse huolehtia siitä. Vertaa sitä tuolin valmistukseen: et aio tarkistaa uudestaan ja uudestaan, ovatko jalkojen tai istuimen mitat oikein. Tämä tapahtuu kerran, minkä jälkeen mittaukset tallennetaan. Jokainen tuoli valmistetaan sitten standardoitujen kokojen perusteella. Se säästää paljon työtä.
Millaisia asiakirjoja haluat luoda tai olla luomatta?
Tarkastelimme myös asiakirjojen monimutkaisuutta. Voitte kaikki työskennellä tietyn kappaleen ja ajatella päivän päätteeksi: se meni hyvin. Vaikka: itse asiassa sinulla on tuntikausia työtä ilman, että se tekee organisaatiolle rahaa. Tämän estämiseksi työskentelemme järjestelmän kanssa, joka paljastaa kappaleiden erilaiset ominaisuudet. Voit nähdä yhdellä silmäyksellä, ovatko asiakirjat yksinkertaisia vai monimutkaisia, pitäisikö niistä tehdä yksittäisiä vai useita ja lopuksi, ovatko ne arvokkaita organisaatiolle vai eivät. Tällä tavalla organisaationa saat selville, mitä kappaleita et todellakaan halua luoda. Sairaalan tapauksessa: et halua laatia sataa erilaista sopimusta, vaan perussopimuksen, joka sisältää kaikki rakennuspalikat.
Tulos: neljästätoista yhteen kokoaikaiseksi muutettuna
Tukemme tulos: sopimuksen laatiminen vie vain viisi minuuttia työtä. Lakiosasto ei tee ylimääräistä tarkistusta, eikä hallinnollinen osasto tee tarpeetonta työtä. Aiemmin työsopimusten laatimiseen tarvittiin neljätoista kokoaikaista työntekijää, nyt vain yksi kokoaikaiseksi muutettuna. Tämä tarkoittaa, että kolmetoista kokoaikaista työntekijää julkaistaan pääasiallisia asioita varten. Joten nämä ihmiset voivat tehdä sen, missä he ovat todella hyviä.
Oppitunti
Tästä käytännön esimerkistä voidaan tislata yleinen oppitunti, joka ei vain hyödytä sairaalaa, vaan joka on hyödyllinen eri organisaatioille: riippumatta siitä, kuinka ammattitaitoinen henkilökunta on, se ei tarkoita, että koko organisaatio saavuttaa parempia tuloksia seurauksena. Nämä tulokset tulevat vain, kun mukana olevat kyvyt voivat keskittää huomionsa tärkeimpään työhön. Ja se tekee asiakirjojen luomisen standardoinnista mahdollista ohjelmiston avulla. Asianajaja esittää vahvan vetoomuksen, kirjanpitäjä sukeltaa vuositilille ja HR-asiantuntija miettii uutta henkilöstöstrategiaa sen sijaan, että menettäisi itsensä sopimuksia laadittaessa. Joten hanki etulyöntiasema käyttämällä innovatiivisia ohjelmistoja.
[vcex_button url="https://www.documentaal.nl/contact" title="Visit Site" style="flat" align="left" color="orange" size="medium" target="self" rel="none"]Säästätkö myös aikaa innovaation avulla?[/vcex_button]
