Más control de los archivos del proyecto en SharePoint y Teams

Muchas empresas trabajan con las plataformas Microsoft SharePoint y Microsoft Teams. La carga de documentos en estos entornos suele hacerse manualmente. La automatización de este proceso con la ayuda de un software no sólo ahorra tiempo y evita errores, sino que también le permite controlar mejor los archivos del proyecto.

Empecemos por el aspecto temporal y la prevención de errores. Con la ayuda de nuestro software, es posible automatizar todos los pasos del proceso de carga. Sin la automatización, a menudo se trata de encontrar el lugar adecuado para el documento que se está cargando.

A continuación, el expediente debe ser etiquetado y fechado. Esto no es una idea de última hora. Una organización tiene todo tipo de obligaciones y ahora tiene que esforzarse mucho para comprobar si se cumplen. Porque alguien que necesite el archivo en un momento posterior se pregunta: ¿la fecha que veo es la de subida o la del propio contrato? Un detalle importante -con vistas al periodo de retención o a la duración del contrato- que ahora sólo puede aclararse profundizando en el documento. Con la automatización, puede evitar este trabajo pesado.

La importancia de un expediente completo

Para una profesión como la abogacía o la contabilidad, también es importante tener un expediente completo a mano en todo momento. El expediente incluye, naturalmente, mucho más que una citación o un asesoramiento fiscal. También deben incluirse todas las comunicaciones por correo electrónico con las distintas partes. Es preferible no tener que pensar si no ha recibido un correo electrónico o simplemente no lo ha guardado correctamente. Nuestro software se encarga de esa exhaustividad.

Pero esa exhaustividad por sí sola no es suficiente para que funcione bien. Porque si no puedes encontrar tus archivos fácilmente, no puedes avanzar. Para ello, todos los metadatos deben estar presentes y ser correctos. Son los datos que indican, por ejemplo, de qué tipo de documento o contrato se trata. Con nuestro software esto queda resuelto, para que pueda encontrar todos sus archivos fácil y rápidamente.

Siempre una visión directa del estado del proyecto

Los aspectos mencionados anteriormente garantizan la visualización del ciclo de vida completo de la ejecución de proyectos en Teams y SharePoint. Esto evitará que se pierda cuando reinicie un proyecto después de que haya estado en espera durante mucho tiempo. ¿Cuántas veces no te ocurre que nadie te diga cuál es la situación y te veas obligado a empezar a escarbar en la montaña de información? Ahora, ese estatus ya no se le escapará a nadie.

 

[vcex_button url="https://www.documentaal.nl/contact" title="Visite el sitio" style="flat" align="left" color="orange" size="medium" target="self" rel="none"]¿Conseguir un mejor control de sus archivos?"[/vcex_button]