Los vínculos conducen a los beneficios, la eficiencia y la calidad

Automatizar: pasar a un modo de producción en el que el trabajo manual se sustituye por ordenadores, escribe el Dikke van Dale. Y los avances en la automatización avanzan rápido, muy rápido. El ritmo ya no es el de un hermoso viaje de descubrimiento, sino el de un sprint de 200 metros de Daphne Schippers.

Porque hay mucho que ganar con la automatización. Esto se debe a dos características importantes: la inteligencia de los sistemas y la comunicación entre ellos. Permiten ganar en eficacia, tiempo, calidad y facilidad de uso. Por ejemplo, fíjese en lo que significa para las empresas la inteligencia y el poder de comunicación del programa de creación de documentos dStyle365 de Documentaal. Nuestro socio Epona ofrece el mismo programa bajo el nombre de LegalWorld a los profesionales del derecho.

Embrague

dStyle (y, por tanto, también LegalWord) está vinculado a programas de gestión de relaciones con los clientes y de gestión de documentos. Para las aplicaciones más utilizadas - ContactManager y DMSforLegal de Epona, Dynamics de Microsoft, iManage - este enlace está incluido en dStyle como estándar. Para otros programas de CRM y DMS, los especialistas en software de Documentaal han escrito un enlace personalizado. Pueden crear ese vínculo con prácticamente cualquier programa de CRM y DMS.
La información se almacena en programas de CRM y DMS. No sólo el nombre y la dirección conocidos, sino todos los datos necesarios para la creación del expediente. Piense en el registro de la Cámara de Comercio, la estructura jurídica, la fecha de las audiencias, los números de expediente, los correos electrónicos, otra correspondencia y mucho más.

Aprovechamiento de

Al crear un documento, dStyle utiliza estos datos. dStyle genera cartas, contratos, acuerdos, correos electrónicos, etc. Hay una plantilla distinta para cada documento, adaptada al estilo de la organización.
El usuario de dStyle selecciona un documento para crear e introduce un atributo: un número de expediente, el nombre de una empresa... A continuación, dStyle recupera automáticamente de los programas vinculados todos los datos que se utilizarán en el documento en cuestión.

Metadatos

dStyle sabe exactamente qué datos necesita un documento y los coloca en el lugar adecuado del mismo. Para ello, utiliza metadatos: datos que describen las características de determinados datos. En realidad son datos sobre datos. Los metadatos garantizan que los datos se coloquen en el lugar correcto del documento.

Beneficios

Los beneficios serán evidentes. No se pierde tiempo en teclear datos. Eliminación de los errores causados por la reescritura. Satisfacción de los empleados porque no tienen que volver a escribir los datos por enésima vez. No hay datos obsoletos o incorrectos debido a la copia/pega de documentos antiguos. Uso uniforme de los datos en todos los documentos. En resumen: una enorme mejora de la calidad.

Hasta la fecha

Es importante tener y mantener actualizados estos datos. Esto redunda en el interés de la organización, porque quiere ofrecer calidad. Pero también en interés del trabajador, que debe poder confiar en la exactitud de los datos. Esto requiere disciplina en la organización. Si un empleado descubre un error, es importante corregirlo inmediatamente. dStyle tiene una gran función para esto: el botón "editar CRM" permite al empleado corregir el error inmediatamente. No sólo en el documento en cuestión, sino también automáticamente en el programa de gestión del que dStyle extrajo los datos.

Guardar

Los metadatos son también la base para el almacenamiento de documentos. Y eso también ocurre automáticamente: dStyle reconoce a partir de los metadatos a qué archivo pertenece el documento y lo guarda él mismo. La gran ventaja es que el siguiente usuario no tiene que recorrer una compleja estructura de árbol para encontrar el documento. Al igual que el primer usuario, al seleccionar un tipo de documento y teclear un nombre o un número, le lleva directamente al archivo correcto.

Otros programas

Las posibilidades de vinculación no se limitan a los programas de gestión de relaciones con los clientes y de gestión de documentos. Otros programas -registro de tiempos, facturación, contabilidad, recursos humanos- también pueden vincularse a dStyle y entre sí. Estos vínculos también permitirán ganar en eficacia, tiempo, calidad y facilidad de uso.
Y seguirán apareciendo nuevas posibilidades en un tiempo récord...