Trabaje en los documentos de forma más fácil y eficaz

Las empresas producen todo tipo de documentos para uso interno y para sus clientes. Desde cartas de agradecimiento y presupuestos hasta planes de proyectos e informes de consultoría. Tienen que estar en orden desde diferentes perspectivas, es decir, tienen que ser complejas. Vamos a echarle una mano compartiendo nuestros conocimientos. Empecemos con nuestra historia.

La elaboración de algunos informes en las empresas es tan complicada que hasta cinco empleados se ven obligados a revisar juntos las mil páginas para evitar errores. Desde el punto de vista de la comunicación, se desea que los documentos se ajusten a la identidad corporativa de la empresa. Y si lo miras desde una perspectiva legal, esperas que el descargo de responsabilidad sea correcto.

¿Cómo se garantiza que los empleados puedan trabajar sin problemas en estos documentos, tanto individual como colectivamente? Si no se dispone del software adecuado, se pierde mucho tiempo.

Piense en la búsqueda de un descargo de responsabilidad útil o un texto estándar que exprese la esencia de la empresa. Puede revisar los archivos más antiguos, pero ¿cómo puede estar seguro de que estos textos no están fechados? Pero incluso si los empleados trabajan juntos en un documento, el proceso suele atascarse; por ejemplo, si un colega utiliza una numeración incorrecta de los archivos adjuntos.

Este proceso cuesta a las PYME, desde los contables hasta los bufetes de abogados, mucho tiempo y mano de obra. Muchas de las acciones necesarias para elaborar un buen documento no se pueden automatizar con un programa informático. Y la cooperación para producir un documento uniforme es difícil.

Bloques de construcción

Precisamente por eso nosotros, el equipo de Documentaal, queremos ayudarles con nuestras soluciones de software dStyle y dStyleDMS. Esto les permite trabajar con eficacia y facilidad en documentos de cualquier tipo -desde cartas de agradecimiento hasta informes de asesoramiento- o complejidad.

Con este software, los empleados reciben los bloques de construcción tanto para el diseño como para el texto estandarizado. Incluso si están trabajando en documentos sencillos e imprevisibles, como un informe de asesoramiento con muchos factores inesperados debido a una pregunta de investigación que aún no se ha definido. Por lo tanto, no sólo le ayudamos con archivos predecibles que se envían al cliente en múltiplos, como una declaración de privacidad a prueba de AVG.

De este modo, trabajar en los documentos resulta mucho más fácil, al menos si el propio software es accesible. Somos conscientes de que un empleado de RRHH no espera un árbol de decisiones a la hora de redactar un documento. Así que evitamos esa complejidad.

Nuestro software también proporciona estructura al espacio de almacenamiento digital. Nos aseguramos de que pueda almacenar, editar, procesar y recuperar fácilmente sus documentos.

Fascinación por la automatización

Nuestra fascinación por la automatización para llegar a la mejor solución ya era el motor de la empresa hace más de veinte años. Hoy ese fuego arde con una intensidad que no ha disminuido. En un equipo comprometido y dinámico, desde 2008 bajo la dirección de Rob Duijndam, trabajamos para más de un centenar de clientes.

Los miembros de nuestro equipo ven cómo su contribución se traduce en la práctica para ellos. Eso les motiva. A nuestros clientes también les gusta esta forma de trabajar. No tienen que tratar con una organización abstracta.

Esta estrecha colaboración nos permite conocer los procesos y sistemas de las organizaciones. Solo así es posible desarrollar un software que se conecte a Microsoft 365, permitiendo a nuestros clientes dar un salto adelante en la creación de documentos.

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