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Documental y Epona: soluciones para optimizar los contratos

Documental y Epona: soluciones para optimizar los contratos

Epona y Documentaal trabajan juntos para ofrecer las mejores soluciones jurídicas en creación y almacenamiento de documentos. Los documentos de los litigios, como escritos y alegaciones, acuerdos y acuerdos de confidencialidad, pueden generarse en un abrir y cerrar de ojos, compartirse con las partes y, por ejemplo, presentarse ante el tribunal en un formato normalizado y exigido. Durante este proceso, registramos los documentos en DMSforLegal, ordenados en un archivo con control de versiones. De este modo, el documento se guarda de forma segura y es fácil de encontrar. Pero podemos ir un paso más allá: ¿y si empezamos a dirigir documentos?

Creación de documentos

Documental se esfuerza por conseguir un montaje de documentos uniforme y sin errores. Encontrará más información al respecto en el artículo Montaje de documentos - Cómo funciona, que lo describe detalladamente.

Un documento incluye algo más que el contenido que puede leerse. De hecho, sin verlo, contiene datos en segundo plano que le dicen algo sobre el documento: ¿quién es el autor, cuál es la fecha de creación o modificación? Pero también: ¿en qué archivo se guarda este documento, cuál es el nombre del cliente y quiénes son las partes implicadas en este contrato o carta?

Todos estos datos, también conocidos como metadatos, se almacenan en el documento Word. Y estos datos pueden ampliarse indefinidamente.

Contratos

Por ejemplo, un contrato entre dos o más partes. Este documento legal suele tener un periodo de validez que dura años. A veces hay que revisar un contrato, o se quiere saber el valor anual de todos los contratos. ¿Qué tan conveniente es que esta información ya esté en el documento?

Al crear un nuevo contrato, se rellenan datos importantes para el progreso posterior: fechas de inicio y fin, estado, tipo de contrato, parte(s) responsable(s), firmantes y partes, etc.

Todos estos datos se almacenan en el documento y en un archivo denominado "Contrato".

Dirección por documentos

Epona ha ideado una solución que muestra claramente estos documentos con un atributo de este tipo (por ejemplo, "Contrato") en un cuadro de mandos. De un vistazo, puedes ver el valor de estos acuerdos, los detalles de las partes y la fecha de vencimiento. Puede filtrar por estos atributos. ¿Está a punto de expirar un contrato? Entonces no sólo lo verás claramente en la parte superior de la pantalla, sino que también recibirás una notificación. ¿Vincular documentos a un determinado archivo o configurar una colección de sitios con bibliotecas de documentos debajo? Eso tampoco es problema con DMSforLegal. Se agilizan los procesos de DMS y se crea un recurso de conocimientos en el que se puede buscar fácilmente la información necesaria.

Contratos automatizados

Junto con las soluciones de Documentaal, la creación de contratos está totalmente automatizada. Al utilizar plantillas normalizadas y vincularlas al DMS de Epona, los contratos se añaden automáticamente al cuadro de mandos. El propio salpicadero es totalmente personalizable. Tú decides qué información se muestra.

Cuando elige trabajar con Documentaal y los sistemas de Epona, se eliminan para usted los engorrosos pasos que conlleva la preparación y gestión de contratos. Automatice su sistema de contratos y ahorre valiosas horas.

 

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