DMS: así funciona y así se elige

DMS son las siglas de Document Management System (sistema de gestión de documentos ) y es la solución en este mundo digital en el que cada día tenemos que tratar con más y más datos y flujos de datos. Un DMS garantiza que los empleados tengan siempre y en todo lugar acceso a la información correcta. Garantiza que esta información sea fácil de encontrar, esté siempre actualizada y se almacene de forma segura en una ubicación central. Es crucial para que los procesos empresariales se desarrollen sin problemas e indispensable en esta transformación digital y en el lugar de trabajo digital. En este blog, le explicaremos cómo funciona un sistema de gestión de documentos y cuándo está preparada su organización para utilizarlo.

¿Cómo funciona un DMS?

Una pila de documentos cada vez mayor, almacenados en distintos lugares, de modo que no siempre todo el mundo puede acceder al documento adecuado de forma rápida y sencilla. No sólo es irritante y lleva mucho tiempo, sino que también afecta a la comunicación y la cooperación con clientes y proveedores. ¿Reconocible? ¡Ha llegado la hora de un Sistema de Gestión Documentaal! Un SGD gestiona los flujos de información y comunicación dentro de su organización. Todo se almacena digitalmente en un entorno central. En nuestro DMS para SharePoint, podrá abrir, almacenar, organizar y compartir documentos fácilmente. Gracias a la estructura de autorizaciones y a la gestión de versiones, no sólo podrá determinar quién tiene o no acceso a determinados documentos, sino que también podrá estar seguro de que siempre se utiliza la versión correcta y de que todo el mundo dispone de la información más actualizada. Un DMS le ayuda a almacenar sus documentos de forma adecuada y clara y garantiza que los flujos de documentos se organicen de forma eficiente. Todo ello desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo.

¿Cuándo elegir un DMS?

En pocas palabras: cuando se da cuenta de que ha perdido la visión general y le gustaría recuperarla. Pero hay más señales de que su organización está preparada para un DMS:

• Hay (demasiados) errores en la tramitación de todos los documentos;
• Los empleados dedican mucho tiempo a buscar los documentos y la información adecuados porque todos los documentos están almacenados en lugares diferentes;
• No está sacando suficiente provecho de todos los datos que está recogiendo. Esto se debe a que se almacena en muchos lugares diferentes. Un DMS reúne toda la información en el lugar adecuado. Con ello, un DMS permite obtener fácilmente información comercial, como las preferencias de los pedidos, el comportamiento de compra o los perfiles de los clientes;
• Su actual almacenamiento de documentos es una partida de costes importante debido a la cantidad de papel, los costes de impresión y el espacio de archivo que ocupa;
• Los documentos y datos llegan más rápido de lo que usted puede procesarlos;
• Se utiliza o se envía información incorrecta u obsoleta porque hay diferentes versiones que circulan por la organización. La gestión de versiones de nuestro DMS lo impide.

¿Tiene preguntas sobre nuestro DMS para SharePoint o quiere saber qué puede hacer por su organización? Póngase en contacto con nosotros, nuestros asesores están dispuestos a ayudarle.