El poder de la estandarización: los empleados pueden volver a hacer lo que mejor saben hacer

En estos tiempos caóticos, ¿cómo conseguir que los empleados no tengan que prestar atención a cuestiones periféricas y puedan seguir haciendo lo que mejor saben hacer? La respuesta a esta pregunta está en la innovación y la normalización mediante el software adecuado. Ayudamos a un hospital universitario de los Países Bajos a dar este paso.

El departamento jurídico del hospital en cuestión redacta unos ochocientos contratos al mes. Esto requiere una media de dos horas por contrato. Se sigue un procedimiento específico para garantizar que los documentos cumplen todos los requisitos. Hemos analizado detenidamente este enfoque y hemos ideado uno nuevo.

Menos pasos

Hemos reducido los seis pasos a cuatro. Por ejemplo, eliminamos un paso de comprobación: el departamento jurídico comprobaba los documentos, luego señalaba que no estaban en orden y los devolvía al primer paso. Los 400 documentos rechazados tuvieron que ser ajustados y enviados de nuevo a la fábrica. Con la ayuda de nuestro software, muchos de los bloques de construcción del documento están ahora ordenados por defecto, lo que significa que este paso de control ya no es necesario. El personal ya no tiene que preocuparse por ello. Compárelo con la fabricación de una silla: no se comprueban las dimensiones de las patas o el asiento una y otra vez. Esto sucede una vez, después de lo cual se registran las mediciones. A continuación, cada silla se fabrica sobre la base de las dimensiones normalizadas. Eso ahorra mucho trabajo.

¿Qué tipo de documentos quiere crear o no?

También nos fijamos en la complejidad de los documentos. Todos podéis trabajar duro en un determinado documento y al final del día pensar: ha ido bien. Mientras que: de hecho, has pasado horas trabajando en ello, sin que ello haga ganar dinero a la organización. Para evitarlo, trabajamos con un diagrama que revela las distintas características de los documentos. Puede ver de un vistazo si los documentos son simples o complejos, únicos o múltiples y, por último, si son valiosos para la organización o no. De esta manera, como organización, se descubre qué documentos definitivamente no se quieren crear. En el caso del hospital: no se quiere redactar un centenar de contratos diferentes, sino un contrato básico que contenga todos los elementos básicos.

Resultado: de catorce a un ETC

El resultado de nuestro apoyo: sólo se tarda cinco minutos en redactar un contrato. El departamento jurídico no realiza ningún control adicional y el departamento administrativo no realiza ningún trabajo innecesario. Antes se necesitaban catorce ETC para redactar los contratos de trabajo, ahora sólo uno. Esto significa que se liberan trece ETC para las actividades principales. Así que estas personas pueden hacer lo que realmente saben hacer.

La lección

De este caso se desprende una lección general que no sólo es útil para el hospital, sino para muchas organizaciones: por muy capacitado que esté el personal, no significa que la organización en su conjunto vaya a conseguir mejores resultados. Esos resultados sólo llegarán cuando el talento a bordo sea capaz de centrarse en el trabajo más importante. Y eso es lo que permite la normalización de la creación de documentos mediante programas informáticos. El abogado presenta un alegato contundente, el contable se sumerge en los estados financieros y el especialista en recursos humanos piensa en una nueva estrategia de personal en lugar de perderse en la redacción de contratos. Por ello, tome la delantera utilizando un software innovador.

 

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