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El lugar de trabajo digital explicado: ¿Qué es?

Explicar el lugar de trabajo digital: ¿qué es?

En este blog, explicamos qué es el lugar de trabajo digital y cómo puede ayudar a su organización.

El término "lugar de trabajo digital" ha sido una palabra de moda desde hace unos años, pero con el hecho de que muchas personas trabajan desde casa, el término y el concepto no han hecho más que aumentar su popularidad. Pero, en contra de la creencia popular, el hecho de que la mayoría de los empleados trabajen desde casa y accedan a los archivos en línea no es lo mismo que un lugar de trabajo digital. Y cambiar a Microsoft 365 tampoco crea automáticamente un lugar de trabajo digital. Pero entonces, ¿qué es?

La definición de un lugar de trabajo digital

El lugar de trabajo digital tiene diferentes definiciones y eso es precisamente lo que provoca la confusión. Mientras que algunos dicen que se trata simplemente de tener las herramientas adecuadas para trabajar a distancia, otros piensan que se trata de transformar los procesos y actividades empresariales para estar al día con la tecnología.

Seamos claros.

El lugar de trabajo digital es donde los empleados encuentran toda la información y los procesos que necesitan para hacer bien su trabajo, y donde pueden compartir sus conocimientos y consultar con sus colegas de forma rápida y sencilla. Desde las herramientas y los procesos hasta los lugares y las competencias.

¿Por qué es importante el lugar de trabajo digital?

Para la organización
Las investigaciones demuestran que los empleados con un lugar de trabajo digital son más productivos que los empleados con un lugar de trabajo tradicional. Esto se debe a que el lugar de trabajo digital garantiza que las personas puedan trabajar mejor juntas; los conocimientos se comparten con facilidad y los compañeros pueden consultarse fácilmente para obtener ayuda o realizar consultas. Además, se puede encontrar la información adecuada de forma rápida y sencilla, lo que ahorra mucho tiempo (y molestias). Por último, los procesos se agilizan, haciendo el trabajo más eficiente.

Para los empleados
Con un lugar de trabajo digital, los empleados experimentan mucha más flexibilidad: pueden trabajar donde y cuando quieran. En una época en la que el equilibrio entre el trabajo y la vida privada es cada vez más importante, la flexibilidad suficiente es una necesidad para el profesional de hoy. Como el enfoque de la empresa pasa de la presencia al rendimiento real, los empleados pueden trabajar de la manera y en el momento en que son más productivos.

¿Cuáles son los beneficios?

  • Flexibilidad: trabajar independientemente de su ubicación o de la hora del día
  • Mejor colaboración: facilidad para compartir conocimientos y capacidad para consultar a los colegas
  • Los procesos se racionalizan, lo que da lugar a prácticas más uniformes
  • Más información: a medida que se registran las tareas, el progreso y la comunicación
  • Trabajar más eficazmente porque la información es fácil de encontrar
  • Seguridad a través del manejo cuidadoso de sus datos por parte de los proveedores de alojamiento

¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de instalarse?

Su lugar de trabajo digital es la versión digital de su oficina.

Al igual que se piensa cuidadosamente en el diseño de la oficina, se hace lo mismo cuando se crea un puesto de trabajo digital. Es importante que se adapte exactamente a la empresa. Por lo tanto, hay que analizar críticamente las siguientes cuestiones:

Empleados
El objetivo de crear un lugar de trabajo digital ideal. Investiga qué necesitan tus empleados y a qué se enfrentan. Es una pérdida de tiempo y dinero invertir en herramientas y planes si no se ajustan exactamente a lo que necesitan sus empleados.

Objetivos empresariales y herramientas asociadas
Empiece por su(s) objetivo(s) empresarial(es). ¿Qué son y qué tecnología le va a ayudar a utilizarlos? Hay mucho utillaje en el mercado, investigue qué utillaje y qué tecnología contribuyen a alcanzar los objetivos.

¿Se ajusta a los flujos de trabajo actuales?
¿O hay que ajustar los flujos de trabajo y los procesos? Si es así, asegúrese de comunicarlo claramente y a tiempo a todos los empleados afectados.

El cambio no siempre es deseable
En general, los empleados no son muy partidarios del cambio. Se considera que es difícil, que lleva mucho tiempo y que no siempre está claro de antemano lo que va a producir todo este esfuerzo. También en este caso, la comunicación es la clave. Comunique claramente lo que va a suceder, lo que se espera de los empleados y, sobre todo, cuál será el efecto. Además, una buena información y orientación son cruciales para una implantación sin problemas.

Propiedad y responsabilidad
Al igual que los empleados de la oficina saben a quién dirigirse si la impresora no funciona o el portátil se niega a funcionar, los empleados también deben saber exactamente a quién dirigirse si algo en el lugar de trabajo digital no funciona. Asegúrese de que está bien organizado. Nombrar a los responsables de determinadas partes y comunicarlo dentro de la organización. Así, cada uno sabe dónde tiene que estar.

Un lugar de trabajo digital es un proceso continuo

La tecnología nunca se detiene, y el lugar de trabajo digital tampoco. Por lo tanto, evalúe continuamente el lugar de trabajo digital para asegurarse de que sigue ofreciendo lo que la organización y los empleados necesitan.

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