Van chaos naar consistentie: waarom huisstijlen het verschil maken
Bij Documentaal zijn we ooit begonnen als een huisstijlapplicatie. Hoewel onze diensten en producten tegenwoordig veel verder reiken dan dat, blijft het belang van een sterke huisstijl een onmisbaar onderdeel van ons werk. Het is de basis voor uniformiteit, herkenbaarheid en efficiëntie in documenten. Toch zien we dat het belang van een goed ingestelde huisstijl vaak wordt onderschat. Ik neem je in dit artikel mee in de kracht van huisstijlen, wat er mis kan gaan als je ze niet gebruikt en hoe wij dat voorkomen.
De waarde van een goede huisstijlen
Een huisstijl is meer dan alleen een logo of een set kleuren; het is de identiteit van uw kantoor. Het geeft uiting aan de kernwaarden en zorgt ervoor dat elke communicatie-uiting – van een opdrachtbevestiging tot een processtuk – uniform en professioneel oogt.
Stelt u zich een advocatenkantoor voor dat een belangrijk processtuk indient bij de rechtbank. Het document is een rommeltje: de nummering klopt niet, het logo is verouderd en de opmaak is inconsistent. Dit doet direct afbreuk aan de professionaliteit. Het risico van een foutieve huisstijl reikt verder dan alleen esthetiek; het raakt aan het vertrouwen dat klanten en stakeholders hebben in uw kantoor.
De risico’s van een slechte huisstijl
Wat gebeurt er als een medewerker een oud document opent, daar snel aanpassingen in doet en het doorstuurt? Het resultaat is vaak een document dat:
- verouderde gegevens bevat: denk aan een oud logo of oude contactgegevens;
- inconsistent is: verschillende lettertypen, kleuren of opmaakregels leiden tot een slordige uitstraling;
- niet voldoet aan regelgeving: in de juridische wereld kunnen vormfouten zelfs worden aangegrepen door tegenpartijen.
Hoe helpt Documentaal?
Met onze software zorgen we ervoor dat u altijd begint met een schone lei. Door gebruik te maken van de knop ‘Nieuw document aanmaken’, start u automatisch met een template dat volledig voldoet aan de afgesproken huisstijl. Dit betekent dat alle documenten uniform zijn; ongeacht wie ze aanmaakt. Maar ook dat de juiste stijlen direct beschikbaar zijn, zoals paragraafstijlen, koppen en themakleuren. Daarbij blijven ook complexe documenten consistent. Zelfs rapporten of processtukken van 100 pagina’s.
Een belangrijk voordeel van onze software is dat we templates kunnen maken die verschillende stijlen bevatten voor diverse documentsoorten. Bijvoorbeeld:
- Brieven: lettergrootte 10, zoals gebruikelijk is in zakelijke correspondentie.
- Processtukken: lettergrootte 11, verplicht door de rechtbank.
- Overeenkomsten: met een eigen koppenstructuur en opmaak.
Wat als er iets misgaat?
In de praktijk komt het regelmatig voor dat documenten corrupt raken. Bijvoorbeeld wanneer meerdere mensen in Office 365 tegelijk aan een document werken, of wanneer een document wordt gedeeld met een ander kantoor en daarna terugkomt. Hierdoor kunnen stijlen beschadigd raken of zelfs verdwijnen.
Het antwoord: de stijlenherstelknop
Daarom hebben we een unieke functie ontwikkeld: de stijlenherstelknop. Met één druk op de knop zoekt onze software naar het originele template en herstelt de stijlen zoals ze bedoeld waren. Dit voorkomt frustratie, bespaart tijd en zorgt ervoor dat documenten weer volledig in lijn zijn met de huisstijl.
Daarnaast biedt onze software oplossingen voor documenten die vervuild raken door kopiëren en plakken. Wanneer bijvoorbeeld tekst uit een ander document wordt geplakt, kunnen er vreemde stijlen meekomen. Met onze tools kunt u snel en eenvoudig deze ongewenste stijlen verwijderen en de juiste opmaak toepassen.
Praktijkvoorbeelden: onze impact bij klanten
Onze klanten hebben dagelijks te maken met de druk om professioneel en foutloos te presteren. Een van onze klanten vertelde onlangs hoe ze een hele middag had besteed aan het corrigeren van een inhoudsopgave die niet goed wilde werken. Uiteindelijk losten wij het probleem in slechts enkele minuten op.
Ook zien we vaak dat organisaties worstelen met de opmaak van complexe documenten. Bijvoorbeeld processtukken waarin verschillende nummeringsstijlen door elkaar lopen, of overeenkomsten waarin tabellen en bijlagen niet netjes op elkaar aansluiten. Met onze software wordt dit automatisch geregeld, zodat gebruikers zich kunnen focussen op wat echt belangrijk is. Op onze website vindt u diverse klantverhalen over dit onderwerp terug: https://documentaal.nl/klantencases/.
Huisstijlbeheer op maat
Elke organisatie is uniek, en dat geldt ook voor zijn huisstijlbehoeften. Daarom bieden wij oplossingen op maat. Kantoren kunnen bijvoorbeeld verschillende sets aan stijlen hebben, afhankelijk van het documenttype of het label binnen de organisatie. Een voorbeeld hiervan is een advocatenkantoor dat werkt met meerdere merken of labels. Onze software zorgt ervoor dat de juiste huisstijl automatisch wordt geselecteerd, afhankelijk van waar u werkt.
Daarnaast kunnen we stijlen verzamelen in één mastertemplate, zodat deze eenvoudig gekopieerd kunnen worden naar andere templates. Dit betekent dat alle documenten binnen een organisatie consistent zijn, ongeacht het type of de afdeling.
Waarom een huisstijl écht belangrijk is
Een consistente huisstijl is meer dan alleen een esthetische keuze; het is een krachtig middel om vertrouwen en professionaliteit uit te stralen. Het voorkomt chaos, bespaart tijd en zorgt ervoor dat uw organisatie altijd betrouwbaar overkomt.
Bij Documentaal geloven we in de kracht van uniformiteit en helpen we organisaties om chaos te vervangen door consistentie. Of u nu worstelt met complexe documenten of op zoek bent naar een manier om stijlen beter te beheren, wij staan klaar om te helpen.
Vraag een demo aan
Met eigen ogen zien hoe Documentaal rust en orde in uw organisatie kan creëren?
Dat is geen probleem. Onze consultants demonstreren graag onze oplossingen.
The form has been submitted successfully!
There has been some error while submitting the form. Please verify all form fields again.
