De power van conditionele tekstfragmenten: documenten op maat zonder moeite
Maatwerk: het is en blijft een belangrijk aspect van uw dienstverlening. U kunt het zich niet meer permitteren om tijd te verliezen aan handmatig knippen, plakken en aanpassen van documenten. Hier komt de kracht van conditionele tekstfragmenten in beeld. Met software zoals dStyle365/LegalWord365 creëert u met één klik gepersonaliseerde documenten die voldoen aan de hoogste standaarden. En, let wel, zonder dat u concessies doet aan efficiëntie of consistentie. Hoe dat werkt? Lees verder en ontdek hoe slimme modellen uw werk een stuk eenvoudiger maken.
Wat zijn conditionele tekstfragmenten?
Bij het opstellen van een document zoals een overeenkomst, spelen er tal van variabelen een rol. Denk aan het aantal betrokken partijen, de rechtsvorm, of een partij een natuurlijk persoon of een rechtspersoon is, en zelfs of iemand een “hij” of “zij” is. Al deze keuzes bepalen welke tekst er in het document verschijnt.
Conditionele tekstfragmenten maken het mogelijk om deze keuzes te automatiseren. Op basis van de ingevulde gegevens kiest de software automatisch de juiste teksten. Stel dat een overeenkomst meerdere partijen heeft: de software maakt dan een nette opsomming. Als een partij een rechtspersoon is, voegt de software automatisch velden toe zoals een KvK-nummer of vestigingsplaats. Voor een natuurlijk persoon kiest het systeem in plaats daarvan bijvoorbeeld geboortedatum en adresgegevens.
Dit lijkt misschien complex, maar het proces is verrassend intuïtief. Een interactieve vragenlijst loodst u door alle stappen en zorgt ervoor dat u niets over het hoofd ziet. Slim, toch? That’s us.
Een slimme beslisboom
Conditionele tekstfragmenten maken deel uit van een groter geheel: een slimme beslisboom. Dit werkt als volgt:
- Gegevens invoeren: u begint met het invullen van gegevens zoals namen en contactinformatie van de partijen.
- Keuzevragen beantwoorden: vervolgens krijgt u vragen die afhangen van het type document. Bijvoorbeeld: “Is er een auto van de zaak?” of “Heeft deze klant een standaard of afwijkende betalingsconditie ” Dit zijn zowel keuzevragen in de vorm van een ‘drop down box’ als schuifjes voor ‘ja/nee’ antwoorden.
- Automatisch genereren: op basis van uw antwoorden stelt de software het document samen, compleet met de juiste tekstfragmenten.
Een voorbeeld: u stelt een beëindigingsovereenkomst op. Eerst voert u de gegevens van de werkgever en werknemer in, zoals naam en adres. Daarna beantwoordt u vragen zoals “Wat is de reden van beëindiging?” en “Wordt er een budget voor juridische bijstand toegekend?” Afhankelijk van uw keuzes verschijnen de relevante tekstblokken in het document. Het resultaat? Een foutloos document dat precies aansluit op de situatie.
Wat levert dit op voor uw kantoor?
Het gebruik van conditionele tekstfragmenten brengt talloze voordelen met zich mee. Enkele pluspunten:
- Door een slimme vragenlijst te gebruiken, hoeft u niet langer na te denken over welke tekst waar hoort. Het systeem doet dit voor u.
- Alle documenten volgen dezelfde huisstijl en structuur, ongeacht wie ze opstelt. Dit straalt professionaliteit uit naar uw cliënten.
- Het risico op fouten, zoals vergeten velden of verkeerde formuleringen, wordt drastisch verminderd. Geen tijdverlies meer door correcties achteraf.
- Zelfs ondersteunend personeel kan gemakkelijk documenten opstellen. Geen technische kennis vereist.
- Geen gedoe meer met knippen, plakken of oude documenten aanpassen. Begin altijd met een schoon en relevant sjabloon.
Toepassing in de praktijk
Bij veel kantoren ligt de nadruk op maatwerkdocumenten. Neem bijvoorbeeld een model voor een arbeidsovereenkomst. Soms is een auto van de zaak onderdeel van de voorwaarden, maar niet altijd. Het is onhandig om standaard de tekst over een auto op te nemen en deze dan te verwijderen als dit niet van toepassing is. Met conditionele tekstfragmenten selecteert u tijdens het opstellen simpelweg “Ja” of “Nee”. De software voegt dan automatisch de juiste tekst toe, zonder dat u handmatig iets hoeft aan te passen.
Wat gebeurt er achter de schermen?
De “magie” vindt plaats in de modelmaker, een visueel hulpmiddel waarmee u zelf sjablonen maakt en onderhoudt. U bepaalt welke variabelen er zijn en welke keuzes ze beïnvloeden. Een model kan bijvoorbeeld verschillende opties bevatten voor de reden van beëindiging van een arbeidscontract. Deze opties zijn gekoppeld aan specifieke tekstfragmenten. Zodra u een keuze maakt, worden de juiste teksten automatisch aan het document toegevoegd.
Het mooie? Als u een tekstfragment aanpast in het model, wordt die aanpassing direct doorgevoerd in alle documenten die dat fragment gebruiken. Zo blijft alles up-to-date, zonder extra werk.
De toekomst: nog meer automatisering
De mogelijkheden van conditionele tekstfragmenten zijn al indrukwekkend, maar de toekomst biedt nog meer. Denk aan AI die op basis van een dossier automatisch relevante informatie verzamelt en invult. Bijvoorbeeld: het systeem analyseert eerdere documenten in een zaak en stelt automatisch namen, data en definities voor. Dit is nog een stap verder in het ontzorgen van uw werkproces.
Conditionele tekstfragmenten zijn een krachtig hulpmiddel waarmee u tijd bespaart, fouten voorkomt en consistente, professionele documenten creëert. Door deze technologie in te zetten, maakt u uw werk niet alleen gemakkelijker, maar geeft u ook de kwaliteit van uw dienstverlening een boost.
Bent u klaar om met uw documentcreatie aan de slag te gaan? Met dStyle365/LegalWord365 zet u de eerste stap richting een slimmer en doordachte werkproces.
Vraag een demo aan
Met eigen ogen zien hoe Documentaal rust en orde in uw organisatie kan creëren?
Dat is geen probleem. Onze consultants demonstreren graag onze oplossingen.
The form has been submitted successfully!
There has been some error while submitting the form. Please verify all form fields again.
