Mehr Kontrolle über Projektdateien in SharePoint und Teams

Viele Unternehmen arbeiten mit den Plattformen Microsoft SharePoint und Microsoft Teams. Das Hochladen von Dokumenten in diesen Umgebungen erfolgt in der Regel manuell. Die Automatisierung dieses Prozesses mit Hilfe von Software spart nicht nur Zeit und verhindert Fehler, sondern gibt Ihnen auch einen besseren Überblick über die Projektdateien.

Beginnen wir mit dem zeitlichen Aspekt und der Vermeidung von Fehlern. Mit Hilfe unserer Software ist es möglich, alle Schritte des Upload-Prozesses zu automatisieren. Ohne Automatisierung ist es oft eine Frage der richtigen Stelle für das hochzuladende Dokument.

Als Nächstes muss die Akte mit einem Etikett versehen und datiert werden. Dies ist kein nachträglicher Einfall. Eine Organisation hat alle möglichen Verpflichtungen und muss nun mit großem Aufwand überprüfen, ob diese erfüllt werden. Denn jemand, der die Datei zu einem späteren Zeitpunkt benötigt, fragt sich: Ist das Datum, das ich sehe, das Hochladedatum oder das Datum des Vertrags selbst? Ein wichtiges Detail - im Hinblick auf die Aufbewahrungsfrist oder die Vertragsdauer -, das jetzt nur durch einen Blick in das Dokument geklärt werden kann. Mit Automatisierung können Sie diese Plackerei vermeiden.

Die Bedeutung einer vollständigen Akte

Für einen Beruf wie den des Rechtsanwalts oder des Buchhalters ist es ebenfalls wichtig, jederzeit eine vollständige Akte zur Hand zu haben. Die Akte enthält natürlich viel mehr als eine Vorladung oder einen Steuerbescheid. Der gesamte E-Mail-Verkehr mit verschiedenen Parteien muss ebenfalls erfasst werden. Sie möchten nicht darüber nachdenken müssen, ob Sie eine E-Mail nicht erhalten oder einfach nicht richtig gespeichert haben. Unsere Software kümmert sich um diese Vollständigkeit.

Aber diese Vollständigkeit allein reicht nicht aus, um gut zu funktionieren. Denn wenn Sie Ihre Dateien nicht leicht finden können, kommen Sie nicht voran. Dazu müssen alle Metadaten vorhanden und korrekt sein. Diese Daten geben z. B. an, um welche Art von Dokument oder Vertrag es sich handelt. Mit unserer Software ist dies kein Problem mehr, so dass Sie alle Ihre Dateien schnell und einfach finden können.

Immer direkter Einblick in den Projektstatus

Die oben genannten Aspekte sorgen gemeinsam dafür, dass der gesamte Lebenszyklus von laufenden Projekten in Teams und SharePoint visualisiert wird. Dies verhindert, dass Sie sich verirren, wenn Sie ein Projekt wieder aufnehmen, nachdem es lange Zeit auf Eis lag. Wie oft kommt es nicht vor, dass Ihnen niemand sagen kann, wie der Stand der Dinge ist, und Sie gezwungen sind, sich durch den Informationsberg zu wühlen? Jetzt wird dieser Status niemandem mehr entgehen.

 

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