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Verbindungen führen zu Gewinn, Effizienz und Qualität

Verbindungen führen zu Gewinn, Effizienz und Qualität

Automatisieren: Umstellung auf eine Produktionsweise, bei der manuelle Arbeit durch Computer ersetzt wird, schreibt der Dikke van Dale. Und die Entwicklungen in der Automatisierung schreiten schnell voran, sehr schnell. Das Tempo ist nicht mehr das einer schönen Entdeckungsreise, sondern eher das eines 200-Meter-Sprints von Daphne Schippers.

Denn mit der Automatisierung ist viel zu gewinnen. Dies ist auf zwei wichtige Merkmale zurückzuführen: die Intelligenz der Systeme und die Kommunikation zwischen ihnen. Sie führen zu einem Gewinn an Effizienz, Zeit, Qualität und Benutzerfreundlichkeit. Schauen Sie sich zum Beispiel an, was die Intelligenz und die Kommunikationskraft des Documentaal-Programms dStyle365 zur Erstellung von Dokumenten für die Unternehmen bedeutet. Unser Partner Epona bietet das gleiche Programm unter dem Namen LegalWorld für Juristen an.

Kupplung

dStyle (und damit auch LegalWord) hat Verbindungen zu Kundenbeziehungsmanagement- und Dokumentenmanagementprogrammen. Für häufig genutzte Anwendungen - ContactManager und DMSforLegal von Epona, Dynamics von Microsoft, iManage - ist dieser Link standardmäßig in dStyle enthalten. Für andere CRM- und DMS-Programme haben die Softwarespezialisten von Documentaal einen maßgeschneiderten Link geschrieben. Sie können eine solche Verbindung mit praktisch jedem CRM- und DMS-Programm herstellen.
Die Informationen werden in CRM- und DMS-Programmen gespeichert. Nicht nur die bekannten Namens- und Adressangaben, sondern alle für die Dossiererstellung erforderlichen Daten. Denken Sie an die Eintragung bei der Handelskammer, die Rechtsform, das Datum der Anhörungen, Aktenzeichen, E-Mails, sonstigen Schriftverkehr und vieles mehr.

Die Nutzung von

Beim Erstellen eines Dokuments verwendet dStyle diese Daten. dStyle generiert Briefe, Verträge, Vereinbarungen, E-Mails usw. Für jedes Dokument gibt es eine eigene Vorlage, die auf den Hausstil der Organisation zugeschnitten ist.
Der dStyle-Benutzer wählt ein zu erstellendes Dokument aus und gibt ein Attribut ein: ein Aktenzeichen, den Namen einer Firma. dStyle holt dann automatisch alle Daten, die in dem betreffenden Dokument verwendet werden sollen, aus den verknüpften Programmen.

Metadaten

dStyle weiß genau, welche Daten ein Dokument benötigt und platziert sie an der richtigen Stelle im Dokument. Zu diesem Zweck werden Metadaten verwendet: Daten, die die Merkmale bestimmter Daten beschreiben. Sie sind eigentlich Daten über Daten. Die Metadaten sorgen dafür, dass die Daten an der richtigen Stelle im Dokument platziert werden.

Vorteile

Die Vorteile werden offensichtlich sein. Sie verschwenden keine Zeit mit der Eingabe von Daten. Beseitigung von Fehlern, die durch erneutes Abtippen entstehen. Zufriedenheit der Mitarbeiter, weil sie nicht zum x-ten Mal Daten neu eingeben müssen. Keine veralteten oder falschen Daten aufgrund von Kopieren/Einfügen aus alten Dokumenten. Einheitliche Verwendung von Daten in allen Dokumenten. Kurzum: eine enorme Qualitätsverbesserung.

Aktualität

Es ist wichtig, dass diese Daten vorhanden sind und auf dem neuesten Stand gehalten werden. Dies liegt im Interesse der Organisation, denn sie will Qualität liefern. Aber auch im Interesse des Arbeitnehmers, der sich auf die Korrektheit der Daten verlassen können muss. Dies erfordert Disziplin in der Organisation. Wenn ein Mitarbeiter einen Fehler entdeckt, ist es wichtig, diesen sofort zu korrigieren. dStyle hat dafür eine großartige Funktion: die Schaltfläche "CRM bearbeiten" ermöglicht es dem Mitarbeiter, den Fehler sofort zu korrigieren. Nicht nur in dem betreffenden Dokument, sondern auch automatisch in dem Verwaltungsprogramm, aus dem dStyle die Daten extrahiert hat.

Speichern Sie

Metadaten sind auch die Grundlage für die Speicherung von Dokumenten. Und auch das geschieht automatisch: dStyle erkennt anhand der Metadaten, in welche Datei das Dokument gehört und speichert es selbst. Der große Vorteil: Der nächste Benutzer muss sich nicht durch eine komplexe Baumstruktur wühlen, um das Dokument zu finden. Genau wie beim ersten Benutzer führt die Auswahl eines Dokumenttyps und die Eingabe eines Namens oder einer Nummer direkt zur richtigen Datei.

Andere Programme

Die Verknüpfungsmöglichkeiten beschränken sich nicht nur auf Kundenbeziehungsmanagement- und Dokumentenmanagementprogramme. Auch andere Programme - Zeiterfassung, Rechnungsstellung, Buchhaltung, Personalwesen - können mit dStyle und untereinander verknüpft werden. Diese Verknüpfungen werden auch zu einem Gewinn an Effizienz, Zeit, Qualität und Benutzerfreundlichkeit führen.
Und neue Möglichkeiten werden sich weiterhin in Rekordzeit ergeben...

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