Wie Sie den Prozess der digitalen Signatur noch einfacher gestalten können
Digitales Signieren: Es spart den Unternehmen viel Zeit, vereinfacht den Unterschriftsprozess und bietet den Kunden ein besseres Erlebnis. Darüber hinaus hat die Verlagerung von Unternehmen in die Cloud mit der Einführung der digitalen Unterschrift begonnen. Nicht umsonst wird das digitale Signieren immer beliebter. Aber mit dStyle 365 kann es noch schneller und besser werden. Das Digital Signing Modul in dStyle 365 wurde weiterentwickelt und verfügt nun auch über eine Anbindung an PKIsigning. Ideal z.B. für Buchhalter, die nun automatisch durch den Signiervorgang geführt werden. Mit PKIsigning erhalten Unternehmen schneller denn je die notwendige Unterschrift und erfüllen dabei alle gesetzlichen Anforderungen.
Wer eine digitale Signierplattform nutzt, weiß, dass einige Schritte notwendig sind, bis der Brief, die Auftragsbestätigung oder der Vertrag richtig im Prozess ist. Es ist eine Suche: Zunächst einmal müssen Sie alle persönlichen Daten finden, die für einen reibungslosen Ablauf erforderlich sind, und Sie brauchen auch die richtigen Telefonnummern und E-Mail-Adressen der Unterzeichner. Sind diese in Ihrer Arbeitsumgebung vorhanden oder müssen Sie sie im Internet suchen? Es ist auch nicht immer einfach, sicherzustellen, dass sich die Unterschriften an der richtigen Stelle des Dokuments befinden. Stellt sich zum Beispiel heraus, dass Sie vergessen haben, einen Unterzeichner hinzuzufügen, verbringen Sie wieder viel Zeit damit, Ihr Schreiben oder Ihre Auftragsbestätigung neu zu ordnen: Die Suche nach den Daten beginnt von vorne und ein neuer Platz für die Unterschrift muss geschaffen werden.
Kein Zweifel an verpassten Schritten
dStyle 365 ist sowohl mit der Signierplattform als auch mit dem Dokumentenmanagementsystem und dem CRM-System verbunden. Damit sind alle relevanten Dokumente und Personendaten, die für die Unterzeichnung eines Briefes, Berichtes oder Vertrages benötigt werden, auf Knopfdruck verfügbar. Selbstverständlich werden auch alle notwendigen Schritte, die zu einem signierten Dokument führen, erledigt. Der Verfasser gelangt automatisch zu einem rechtsgültigen Schreiben, ohne dass er daran zweifeln muss, ob alle Schritte und Informationen vorhanden sind. Denken Sie zum Beispiel an die Zwei-Faktor-Authentifizierung, die prüft, ob die Mailadresse und die Telefonnummer des Unterzeichners übereinstimmen. Wenn Daten falsch oder unvollständig sind, weist dStyle 365 darauf hin.
Hinzufügen mehrerer Unterzeichner
Mit ein paar Klicks fügen Sie einen neuen Platz für eine Unterschrift hinzu. Das Hinzufügen mehrerer Unterzeichner zu einem Dokument ist ebenso einfach. Sie werden automatisch abgerufen, wenn sie in den dStyle 365-Daten enthalten sind. Wenn nicht, kann der Ersteller die Daten über das Dokument aus dem CRM-System abrufen. Zum Beispiel Name, Unterschriftsort, E-Mail Adresse und Telefonnummer des Unterzeichners. Der Signiervorgang kann dann direkt aus dStyle 365, Microsoft 365 gestartet werden, ohne erst zur Plattform, wie z.B. PKIsigning, navigieren und das Dokument hochladen zu müssen. Die - mit dStyle 365 - ausgewählten Unterzeichner erhalten eine E-Mail, in der sie zum Signieren eingeladen werden, in diesem Beispiel von PKIsigning. Der Ersteller des Dokuments kann dies mit einem Enddatum versehen. Nach der Unterzeichnung ist das Dokument rechtsgültig. Der Ersteller des Dokuments wird über seinen PKIsigning-Account über den Signiervorgang informiert.
Der Kreis ist geschlossen
Ein zusätzlicher Vorteil von dStyle 365 ist, dass neben einem viel schnelleren und übersichtlicheren Prozess für die digitale Signatur Ihres Dokuments, dStyle 365 auch sicherstellt, dass Ihr Dokument in der richtigen Datei gespeichert wird und Ihr CRM bei Bedarf aktualisiert wird. Mit dStyle 365 können Sie auch ganz einfach Standard-Auftragsbestätigungen oder Verträge erstellen, diese für die richtigen Kunden oder Parteien personalisieren und einen neuen digitalen Signaturprozess starten. Wo Sie früher Tage oder Wochen auf ein signiertes Dokument warten mussten, können Sie mit der PKIsigining-Anbindung von dStyle 365 innerhalb von Stunden ein rechtsgültig signiertes Dokument zurückerhalten.
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