Digitale Unterschrift? Kein Problem! Aber bitte wasserdichte Vereinbarungen.

Die Digitalisierung des Schriftverkehrs macht unser (Geschäfts-)Leben sehr viel einfacher. Die Zeiten von Schreibmaschine, Tipp-Ex und Fax liegen weit hinter uns. Auch die Unterschrift hat eine Reise durch die Zeit hinter sich. Es ist nicht mehr notwendig, die Kappe eines Füllfederhalters zu entfernen, um dem Inhalt eines Dokuments zuzustimmen. Die digitale Unterschrift hat die gleiche unbedingte, verbindliche und rechtliche Kraft wie die Unterschrift auf Papier.

Die digitale Signatur erfordert eine strenge, wasserdichte Organisation. Denn, um ein Beispiel zu nennen, sind die Unterzeichner tatsächlich die Personen, die das Dokument unterschreiben müssen? Woher weiß jeder, dass er oder sie die einzig richtige Version des betreffenden Dokuments sieht? Und wer kann garantieren, dass der Inhalt des Dokuments nach der Unterschrift nicht verändert wird?

Integrität

Die hier geforderten Garantien müssen durch das Dokumentenmanagementsystem und das zugehörige digitale Signaturprotokoll erbracht werden. Das DMS regelt die Integrität des eingereichten Dokuments: ja, dies ist die neueste Version und nein, der Inhalt wird nicht verändert. Die Echtheit des Dokuments wird registriert, beglaubigt und somit garantiert.

Stille Zusammenarbeit

Documentaal, das Unternehmen bei der Erstellung und Verwaltung von Dokumenten unterstützt, verbindet sein eigenes Dokumentenmanagementsystem dStyle mit der digitalen Signierplattform von ValidSign. Die nahtlose Zusammenarbeit zwischen diesen beiden Organisationen ermöglicht eine vollständige Kontrolle über die Echtheit und Integrität der Dokumente sowie die Autorisierung und Identifizierung der zur Unterzeichnung berechtigten Personen. Nach der Unterzeichnung werden die Dokumente und Unterschriften automatisch und sorgfältig archiviert, so dass sie in kürzester Zeit wiedergefunden werden können.

Drei Stufen

Digitale Signaturen sind in drei Stufen unterteilt.

Die erste ist die normale, nicht qualifizierte elektronische Signatur: eine E-Mail-Nachricht mit Ihrem Namen oder einer eingescannten Unterschrift darunter. Solange es sich um nicht-juristische Dokumente handelt, ist dies ausreichend.

Die dritte Stufe, die qualifizierte elektronische Signatur, ist für Richter, Notare, Rechtsanwälte und andere Amtsträger bestimmt. Ihre Identität wird im Voraus von einem Notar persönlich festgestellt.

Die zweite Ebene betrifft die rechtsgültige digitale Signatur, die z. B. unter einen Vertrag, ein offizielles Schreiben, eine Erklärung oder ein anderes Dokument dieser Art gesetzt wird. Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist persönlich. Der Zertifizierungsdiensteanbieter, eine so genannte Trusted Third Party (TTP), kümmert sich darum. Die Überprüfung, ob Sie die Person sind, für die Sie sich ausgeben, wird von dieser Partei durch alle Arten von Skripten und Codes gewährleistet. DMS und Plattformen für digitale Signaturen konzentrieren sich hauptsächlich auf diese Ebene.

Phänomenaler Sieg

Die Vorteile der Arbeit mit digitalen Signaturen sind phänomenal. Wo Unternehmen Tage, wenn nicht Wochen brauchen, um alle notwendigen Unterschriften auf einem Papierdokument zu bekommen (man denke nur an international ausgerichtete Unternehmen): FedEx macht einen Reibach...), dauert die digitale Unterschrift nur ein paar Minuten.

Jeder Unterzeichner kann an einem Ort und zu einer Zeit unterschreiben, die ihm passt. Ob von seinem Schreibtisch im Büro in Amsterdam Zuidoost oder von seiner Urlaubsadresse auf den Bahamas, solange er ein Smartphone oder ein anderes Gerät zur Verfügung hat, kann er unterschreiben (und niemand muss auf ihn warten).

Schließlich spielt es keine Rolle, wie viele Personen unterschreiben müssen: zwei, zehn, dreihundert? Überhaupt kein Problem. Die digitale Signatur ist nicht auf Zahlen beschränkt. Und die Unterzeichner können alle gleichzeitig unterschreiben; man denke nur an die Papierversion!

Eine Bedingung

In der heutigen Geschäftswelt und bei der Erbringung von Dienstleistungen ist die digitale Signatur nicht mehr wegzudenken. Es gibt eine Bedingung. Die reibungslose Arbeit mit digitalen Signaturen, bei der alle gesetzlichen Vorschriften und Datenschutzbestimmungen berücksichtigt werden, erfordert ein Dokumentenmanagementsystem, das dieser Sorgfalt gerecht wird.

Reinoud Wouters,
Partner Documentaal.

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