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Die Macht der Normung: Mitarbeiter können wieder das tun, was sie am besten können

Die Macht der Standardisierung: Mitarbeiter können wieder das tun, was sie am besten können

Wie stellen Sie in diesen chaotischen Zeiten sicher, dass Ihre Mitarbeiter sich nicht mit nebensächlichen Dingen beschäftigen müssen und weiterhin das tun können, was sie am besten können? Die Antwort auf diese Frage liegt in der Innovation und Standardisierung unter Verwendung der richtigen Software. Wir haben einem Universitätskrankenhaus in den Niederlanden geholfen, diesen Schritt zu tun.

Die Rechtsabteilung des betreffenden Krankenhauses erstellt etwa achthundert Verträge pro Monat. Dies dauert durchschnittlich zwei Stunden pro Vertrag. Es wird ein spezielles Verfahren angewandt, um sicherzustellen, dass die Dokumente allen Anforderungen entsprechen. Wir haben diesen Ansatz unter die Lupe genommen und einen neuen entwickelt.

Weniger Schritte

Wir haben die sechs Schritte auf vier reduziert. Wir haben zum Beispiel einen Prüfschritt abgeschafft: Die Rechtsabteilung prüfte die Dokumente, signalisierte dann, dass sie nicht in Ordnung waren und schickte sie zurück zum ersten Schritt. Die 400 abgelehnten Dokumente mussten dann berichtigt und zurück ins Werk geschickt werden. Mit Hilfe unserer Software sind viele der Bausteine im Dokument nun standardmäßig geordnet, so dass dieser Kontrollschritt nicht mehr notwendig ist. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr darum kümmern. Vergleichen Sie es mit der Herstellung eines Stuhls: Sie überprüfen nicht immer wieder die Maße der Beine oder der Sitzfläche. Dieser Vorgang wird einmal durchgeführt, danach werden die Messungen aufgezeichnet. Anschließend wird jeder Stuhl auf der Grundlage der standardisierten Abmessungen hergestellt. Das spart eine Menge Arbeit.

Welche Art von Dokumenten möchten Sie erstellen oder nicht?

Wir haben auch die Komplexität der Dokumente untersucht. Sie können alle hart an einem bestimmten Dokument arbeiten und am Ende des Tages denken: Das ist gut gelaufen. Im Gegenteil: Sie haben Stunden damit verbracht, ohne dass die Organisation damit Geld verdient hat. Um dies zu verhindern, arbeiten wir mit einem Diagramm, das die verschiedenen Merkmale der Dokumente aufzeigt. Sie sehen auf einen Blick, ob es sich um einfache oder komplexe, einzelne oder mehrere Dokumente handelt, und schließlich, ob sie für das Unternehmen wertvoll sind oder nicht. Auf diese Weise erfahren Sie als Unternehmen, welche Dokumente Sie auf keinen Fall erstellen wollen. Im Falle des Krankenhauses: Sie wollen nicht hundert verschiedene Verträge aufsetzen, sondern einen Basisvertrag, der alle Bausteine enthält.

Ergebnis: von vierzehn auf ein VZÄ

Das Ergebnis unserer Unterstützung: Es dauert nur fünf Minuten, einen Vertrag aufzusetzen. Die Rechtsabteilung führt keine zusätzlichen Kontrollen durch und die Verwaltungsabteilung nimmt keine unnötigen Arbeiten vor. Früher waren vierzehn VZÄ für die Erstellung von Arbeitsverträgen erforderlich, jetzt nur noch einer. Dies bedeutet, dass dreizehn Vollzeitäquivalente für das Kerngeschäft zur Verfügung stehen. So können diese Menschen das tun, was sie wirklich gut können.

Die Lektion

Aus diesem Fall lässt sich eine allgemeine Lehre ziehen, die nicht nur für das Krankenhaus, sondern für viele Organisationen von Nutzen ist: Egal, wie gut das Personal ausgebildet ist, es bedeutet nicht, dass die Organisation als Ganzes bessere Ergebnisse erzielt. Diese Ergebnisse werden nur dann erzielt, wenn sich die Talente an Bord auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren können. Und das ist es, was die Standardisierung der Dokumentenerstellung mit Hilfe von Software möglich macht. Der Anwalt bringt ein starkes Plädoyer vor, der Buchhalter vertieft sich in die Bilanzen und der Personalspezialist denkt über eine neue Personalstrategie nach, anstatt sich in der Ausarbeitung von Verträgen zu verlieren. Sichern Sie sich also den Vorsprung durch den Einsatz innovativer Software.

 

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