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Der digitale Arbeitsplatz wird erklärt: Was ist das?

Erläuterung des digitalen Arbeitsplatzes: Was ist das?

In diesem Blog erklären wir, was ein digitaler Arbeitsplatz ist und wie er Ihrem Unternehmen helfen kann.

Der Begriff "digitaler Arbeitsplatz" ist schon seit einigen Jahren in aller Munde, aber da viele Menschen von zu Hause aus arbeiten, sind der Begriff und das Konzept nur noch populärer geworden. Doch entgegen der landläufigen Meinung ist die Tatsache, dass die meisten Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten und online auf Dateien zugreifen, nicht gleichbedeutend mit einem digitalen Arbeitsplatz. Und auch der Wechsel zu Microsoft 365 schafft nicht automatisch einen digitalen Arbeitsplatz. Aber was ist es dann?

Die Definition eines digitalen Arbeitsplatzes

Für den digitalen Arbeitsplatz gibt es unterschiedliche Definitionen, und genau das sorgt für Verwirrung. Während die einen sagen, dass es nur darum geht, die richtigen Werkzeuge zu haben, um aus der Ferne zu arbeiten, meinen andere, dass es darum geht, Geschäftsprozesse und -tätigkeiten umzugestalten, um mit der Technologie Schritt zu halten.

Damit wir uns richtig verstehen.

Der digitale Arbeitsplatz ist der Ort, an dem die Mitarbeiter alle Informationen und Prozesse finden, die sie benötigen, um ihre Arbeit gut zu erledigen, und an dem sie ihr Wissen teilen und sich schnell und einfach mit Kollegen beraten können. Von Werkzeugen und Verfahren bis hin zu Standorten und Fähigkeiten.

Warum ist der digitale Arbeitsplatz so wichtig?

Für die Organisation
Untersuchungen zeigen, dass Mitarbeiter mit einem digitalen Arbeitsplatz produktiver sind als Mitarbeiter mit einem traditionellen Arbeitsplatz. Denn der digitale Arbeitsplatz sorgt dafür, dass die Menschen besser zusammenarbeiten können; Wissen lässt sich leicht austauschen, und die Kollegen können sich problemlos gegenseitig um Hilfe oder Beratung bitten. Darüber hinaus können die richtigen Informationen schnell und einfach gefunden werden, was viel Zeit (und Ärger) spart. Schließlich werden die Prozesse gestrafft, was die Arbeit effizienter macht.

Für die Arbeitnehmer
Ein digitaler Arbeitsplatz bietet den Mitarbeitern viel mehr Flexibilität: Sie können arbeiten, wo und wann sie wollen. In einer Zeit, in der die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben immer wichtiger wird, ist ausreichende Flexibilität ein Muss für den Berufstätigen von heute. Da sich der Schwerpunkt des Unternehmens von der Anwesenheit auf die tatsächliche Leistung verlagert, können die Mitarbeiter so und zu der Zeit arbeiten, wie sie am produktivsten sind.

Was sind die Vorteile?

  • Flexibilität: Arbeiten Sie unabhängig von Ihrem Standort und der Tageszeit
  • Bessere Zusammenarbeit: einfacher Austausch von Wissen und die Möglichkeit, Kollegen zu konsultieren
  • Die Prozesse werden gestrafft, was zu einheitlicheren Praktiken führt.
  • Mehr Einblick: Aufgaben, Fortschritte und Kommunikation werden aufgezeichnet
  • Effizienteres Arbeiten, weil Informationen leicht zu finden sind
  • Sicherheit durch sorgfältigen Umgang mit Ihren Daten durch Hosting-Anbieter

Was müssen Sie bei der Einrichtung beachten?

Ihr digitaler Arbeitsplatz ist die digitale Version Ihres Büros.

Genauso wie Sie sich Gedanken über die Gestaltung Ihres Büros machen, tun Sie das auch, wenn Sie einen digitalen Arbeitsplatz einrichten. Es ist wichtig, dass es genau zum Unternehmen passt. Setzen Sie sich daher kritisch mit den folgenden Fragen auseinander:

Mitarbeiter
Das Ziel bei der Schaffung eines idealen digitalen Arbeitsplatzes. Recherchieren Sie, was Ihre Mitarbeiter brauchen und womit sie konfrontiert sind. Es ist eine Verschwendung von Zeit und Geld, in Werkzeuge und Pläne zu investieren, wenn diese nicht genau auf die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeiter abgestimmt sind.

Unternehmensziele und zugehörige Instrumente
Beginnen Sie mit Ihrem(n) Geschäftsziel(en). Welche sind das und mit welcher Technologie können Sie sie nutzen? Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen auf dem Markt. Untersuchen Sie, welche Werkzeuge und Technologien dazu beitragen, die Ziele zu erreichen.

Passt es zu den aktuellen Arbeitsabläufen?
Oder müssen Arbeitsabläufe und Prozesse angepasst werden? Wenn dies der Fall ist, müssen Sie sicherstellen, dass dies allen betroffenen Mitarbeitern klar und rechtzeitig mitgeteilt wird.

Veränderung ist nicht immer wünschenswert
Im Allgemeinen sind die Mitarbeiter nicht sehr begeistert von Veränderungen. Sie wird als schwierig und zeitaufwändig angesehen, und es ist nicht immer im Voraus klar, was all diese Bemühungen bringen werden. Auch hier gilt: Kommunikation ist der Schlüssel! Kommunizieren Sie klar und deutlich, was passieren wird, was von den Mitarbeitern erwartet wird und - vor allem - was die Auswirkungen sein werden. Darüber hinaus sind gute Informationen und Anleitungen für eine reibungslose Einführung von entscheidender Bedeutung.

Eigenverantwortung und Verantwortung
So wie die Mitarbeiter im Büro wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn der Drucker nicht funktioniert oder der Laptop seinen Dienst verweigert, müssen auch die Mitarbeiter genau wissen, an wen sie sich wenden müssen, wenn etwas am digitalen Arbeitsplatz nicht funktioniert. Stellen Sie sicher, dass dies gut organisiert ist. Bestimmen Sie Personen, die für bestimmte Bereiche zuständig sind, und kommunizieren Sie dies innerhalb der Organisation. Auf diese Weise weiß jeder, wo er sein muss.

Ein digitaler Arbeitsplatz ist ein kontinuierlicher Prozess

Die Technik steht nie still, und der digitale Arbeitsplatz auch nicht. Daher sollte der digitale Arbeitsplatz kontinuierlich evaluiert werden, um sicherzustellen, dass er immer noch das bietet, was das Unternehmen und die Mitarbeiter brauchen.

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