gå til hovedindhold
Timer Effektivitet Gain Per Medarbejder: De er så let vundet!

Timevis af effektivitetsgevinster pr. medarbejder: De er så let vundet!

Bare et spørgsmål.

Enhver idé om, hvor meget tid en medarbejder bruger i gennemsnit at kigge op oplysninger i deres egne systemer og gøre det egnet til et nyt dokument?

Nej? Vær ikke bange,.... Det kommer: omkring to timer om dagen!

 

Unit4, en global producent og leverandør af standard business software, har bestilt forskning i udførelsen af administrative, gentagne opgaver såsom indsamling og indtastning af data. Denne undersøgelse af 150 ansatte i 11 lande - herunder USA, Tyskland og Nederlandene - viser, at den gennemsnitlige medarbejder med dette arbejde arbejder ca. 552 timer om året: 69 hele arbejdsdage! Ups...

 

'Eller var det e-drev ...?'

Så vi bruger omkring en fjerdedel af vores arbejdstid på at indsamle oplysninger og udstyre dem i et nyt dokument. Oplysninger, vi ikke kan finde så hurtigt: "Jeg ville have lagt det på c-drev, right? Eller vent... Var det ikke e-drevet? Og det dokument var lige under "Data"? Eller var det under "Dokumenter"? Gee, der satte det under "Citater"?"

 

Forstyr kolleger

To timer om dagen. Også at bringe dette nye dokument i overensstemmelse med virksomhedens identitet af selskabet. For ikke at nævne den tid, der er involveret i foruroligende kolleger: "Ved du, hvor jeg kan finde dette dokument?" "Kan du slå det op for mig?" "Forstår du, hvorfor den printer ikke virker?" Og ved at kontrollere, om denne kopi / indsætte gik godt, om dataene er korrekte, fastsættelse af fejl, hvilket gør endnu et print ...

To timer om dagen, som medarbejderen bedre kan bruge til arbejde, hvor hans kvaliteter er bedre afspejlet.

 

Værdifulde

Det burde være lettere, tror du måske.

Og det kan du heldigvis.

En af de mest værdifulde udviklinger inden for kontorautomatisering er brugen af programmer til dokumentoprettelse. Programmer, der sikrer, at dokumenter bruger de rigtige oplysninger og data på det rigtige tidspunkt og sted. Et sådant dokumentoprettelsesprogram

  • giver brugeren mulighed for at vælge mellem forskellige dokumenttyper: kontrakt, brev, tilbud eller hvad,
  • kræver en eller to oplysninger (f.eks. et navn eller kundenummer)
  • derefter vælger alle de nødvendige data - men også kun, at data! – automatisk forlade CRM-systemet og sætte dem på det rigtige sted,
  • vælger den rigtige skabelon, pænt i den eneste gode virksomhedsidentitet,
  • opfordrer til at udfylde de unikke variabler,
  • sikrer, at dokumentet med dets metadata opbevares sikkert digitalt og meget hurtigt findes i dokumentstyringssystemet (DMS)
  • giver en logisk forbindelse med andre programmer (workflow management, lagerstyring, HRM, osv.) og de mest up-to-date data,
  • garanterer, at et sådant dokument vil se bare glat og ensartet (bet, at det citat, der viser det bedste også har den bedste chance?).

 

Tredive programmer forbundet

Documentaal har et sådant dokument oprettelse program: dStyle 365. Dette kan knyttes til mere end tredive forskellige forretningssoftwareprogrammer; et tal, der vokser hurtigt, fordi vores kunder beder om flere links, og vi er glade for at møde dem. Et program, der beskæftiger sig med effektivitet mordere, at hver medarbejder, hver virksomhed kender (tænker du på de to timers effektivitetstab om dagen?).

 

"Hvad skal jeg gøre?"

I samtaler med medarbejdere hos vores kunder støder vi ofte på den samme oplevelse: 'Før havde jeg benene ud under min krop og følte, at arbejdet aldrig blev færdigt. I dag føler jeg, at jeg er færdig med mit arbejde kl.

Godt...  gøre mere nyttigt arbejde, hvor de kvaliteter, at medarbejderen virkelig kommer til deres egen! Det er den fortjeneste, som et dokumentoprettelsesprogram tilbyder.

Så er der rene effektivitetsgevinster.

Please comment

E-mailadressen vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

Tilbage til toppen