gå til hovedindhold
Mere grip på projektfiler i SharePoint og teams

Mere greb om projektfiler i SharePoint og Teams

Mange virksomheder arbejder med Microsoft SharePoint- og Microsoft Teams-platformene. Overførsel af dokumenter i disse miljøer sker normalt manuelt. De, der automatiserer denne proces ved hjælp af software ikke kun købe tid og forhindre fejl, men også få et bedre greb om projektfiler.

Lad os starte med tidsaspektet og forebyggelse af fejl. Ved hjælp af vores software er det muligt at automatisere alle trin i uploadprocessen. Uden automatisering er det en regelmæssig søgning efter, hvad der er det rigtige sted for det dokument, du uploader.

Dernæst skal filen stadig mærkes og en dato. Dette er ikke en eftertanke. En organisation har alle mulige forpligtelser og skal nu gøre en stor tjeneste for at kontrollere, at de overholdes. Fordi en person, der har brug for filen på et senere tidspunkt vidundere: er den dato, jeg ser upload dato eller datoen for selve kontrakten? En vigtig detalje – med henblik på opbevaringsperioden eller kontraktens varighed – som nu kun kan afklares ved at dykke ned i dokumentet. Med automatisering kan du forhindre denne plodding.

Betydningen af et fuldstændigt dossier

For et erhverv som advokatstanden eller regnskabsvæsenet er det desuden vigtigt at have en fuldstændig sag ved hånden til enhver tid. Selvfølgelig indeholder filen meget mere end en stævning eller en skattemæssig udtalelse. Al kommunikation via e-mail med forskellige parter skal også medtages. Du ønsker ikke at tænke over, om du ikke har modtaget en e-mail eller bare ikke gemme det ordentligt. Vores software sikrer, at fuldstændighed.

Men denne fuldstændighed er ikke nok i sig selv til at fungere godt. For hvis du ikke nemt kan finde dine filer, kan du ikke komme videre. Til dette skal alle metadata være til stede og korrekte. Det er de data, der for eksempel angiver, hvilken type dokument eller kontrakt det er. Med vores software er dette arrangeret, hvilket gør det nemt og hurtigt at finde alle dine filer.

Forstå altid projektets status med det samme

Tilsammen sikrer ovenstående aspekter, at hele livscyklussen for igangværende projekter i Teams og SharePoint fremhæves. Dette forhindrer dig i at fare vild, hvis du afhenter et projekt igen, efter at det har været i venteposition i lang tid. Hvor ofte sker det, at ingen kan fortælle dig, hvad dens status er, og du er nødt til at grave ind i informationsbjerget? Nu er den status ingen glider væk.

 

[vcex_button url="https://www.documentaal.co.uk/contact" title="Visit Site" style="flat" align="left" colour="orange" size="medium" target="self" rel="none"]Få bedre styr på dine filer?"[/vcex_button]
Tilbage til toppen