Sådan gør du den digitale signeringsproces endnu nemmere
Digital signering: Det sparer virksomheder for en masse tid, forenkler signeringsprocessen og giver en bedre kundeoplevelse. Derudover har virksomhedernes overgang til skyen taget fart med fremkomsten af digital signering. Det er ikke for ingenting, at digital signering er blevet mere og mere populært. Men det kan blive endnu hurtigere og bedre med dStyle 365. Det digitale signeringsmodul i dStyle 365 er blevet videreudviklet og har nu også et link til PKIsigning. Ideelt for f.eks. revisorer, som nu automatisk bliver guidet gennem signeringsprocessen. Med PKIsigning får virksomheder den nødvendige underskrift hurtigere end nogensinde, samtidig med at de opfylder alle juridiske krav.
Alle, der bruger en digital signeringsplatform, ved, at der er en hel del trin, der skal tages, før du har dit brev, din ordrebekræftelse eller kontrakt ordentligt i processen. Det er en søgen: Først og fremmest skal du finde alle de personlige data, der er nødvendige for, at processen kan køre problemfrit, og du har også brug for de rigtige telefonnumre og e-mailadresser på underskriverne. Findes de i dit arbejdsmiljø, eller er du nødt til at lede efter dem på nettet? Det er heller ikke altid let at sikre, at underskrifterne er placeret det rigtige sted i dokumentet. Hvis det for eksempel viser sig, at du har glemt at tilføje en underskriver, bruger du igen en masse tid på at omarrangere dit brev eller din ordrebekræftelse: din søgning efter data starter forfra, og der skal oprettes et nyt sted til underskriften.
Ingen tvivl om ubesvarede skridt
dStyle 365 er forbundet med signeringsplatformen samt med dokumenthåndteringssystemet og CRM-systemet. Dermed har du alle relevante dokumenter og personlige data, der er nødvendige for at underskrive et brev, en rapport eller en aftale, lige ved hånden. Naturligvis er alle de nødvendige trin, der fører til et underskrevet dokument, også gennemført. Skribenten når automatisk frem til et juridisk gyldigt brev uden at skulle være i tvivl om, hvorvidt alle trin og oplysninger er til stede. Tænk f.eks. på to-faktor-autentificeringen, der kontrollerer, om underskriverens mailadresse og telefonnummer stemmer overens. Når data er forkerte eller ufuldstændige, indikerer dStyle 365 dette.
Tilføje flere underskrivere
Med et par klik tilføjer du et nyt sted til en underskrift. Det er lige så nemt at tilføje flere underskrivere til dokumentet. De hentes automatisk, hvis de er inkluderet i dStyle 365-dataene. Hvis ikke, kan tegneren hente dataene fra CRM-systemet via dokumentet. For eksempel navn, underskriftssted, e-mailadresse og telefonnummer på underskriveren. Du kan derefter starte underskriftsprocessen direkte fra dStyle 365, Microsoft 365 uden først at skulle navigere til platformen, såsom PKIsigning, og uploade dokumentet, for eksempel. De - ved hjælp af dStyle 365 - valgte underskrivere vil modtage en e-mail, der inviterer dem til at underskrive i dette eksempel fra PKIsigning. Den, der udarbejder dokumentet, kan knytte en slutdato til dette. Når dokumentet er underskrevet, er det juridisk gyldigt. Skaberen af dokumentet holdes informeret om underskriftsprocessen via sin PKIsigning-konto.
Cirklen er rund
En yderligere fordel ved dStyle 365 er, at dStyle 365 ud over en meget hurtigere og mere organiseret proces til digital signering af dit dokument også sikrer, at dit dokument er gemt i den rigtige fil, og muligvis er dit CRM-system blevet opdateret. Med dStyle 365 kan du også nemt oprette standardordrebekræftelser eller kontrakter og nemt tilpasse dem til de rigtige kunder eller parter og starte en ny digital signeringsproces. Hvor du tidligere har måttet vente dage til uger på et underskrevet dokument, returnerer PKIsigining-linket til dStyle 365 et juridisk gyldigt signeret dokument inden for få timer.
Nysgerrig?
