Arbejde på dokumenter manuelt? Det er her, det knælede.

Arbejder du manuelt på dokumenter? Det er her, den kniber.

Det er almindeligt, at du kan gøre produktionsprocesserne på fabrikkerne meget mere effektive ved hjælp af standardisering. På den anden side er det mindre kendt, at virksomheder kan bruge en lignende tilgang til at arbejde mere effektivt med virksomhedsdokumenter. Vi fortæller dig, hvor den er klemt, når du arbejder på dokumenter manuelt, og hvordan software gør en forskel.

En virksomhed, der implementerer den rigtige software til at arbejde lettere med dokumenter, sparer ikke kun en masse tid og penge, men forhindrer også fejl i at snige sig ind i dokumenter og for eksempel forårsage skade på omdømmet. God software til dokumentoprettelse er nøglen til at øge dit investeringsafkast (ROI). Uden denne software er der tre aspekter, der ikke bare komplicerer arbejdet, men også gør det unødvendigt intensivt: manuel oprettelse af nye dokumenter, færdiggørelse af dem og unødvendige trin i denne proces.

Manuelt at udarbejde dokumenter

Den manuelle udarbejdelse af dokumenter, dvs. Tænk for eksempel på et brev eller tilbud, der skal have underskrift, vilkår og betingelser og KVK-nummer. Det kommer til at tage lang tid. Du behøver ikke kun at indsamle alt, men også holde et vågent øje med kvaliteten af helheden og kravene i love og bestemmelser. Når du automatiserer alle ovenstående, udløber disse gebyrer.

Efterbehandling af dokumenter

Så bruger du tid på at færdiggøre et dokument. Du starter med det, men du ofte ikke færdig med jobbet på én gang. Næste gang, kan du finde den rigtige version? Ofte skal du også involvere kolleger, fordi du skal høre om de forskellige sektioner, du vil føje til filen.

Unødvendige trin

Desuden mister du tid på grund af unødvendige trin. De sniger sig ind, fordi der er så mange variabler, at du er nødt til at tage hensyn til. Der er fem varianter af et dokument, som er den rigtige? Bør HR se på det igen, fordi den indgåede kontrakt ikke opfylder kravene i den kollektive overenskomst? Det sker, at lønningslisten misbilliger halvdelen af kontrakterne for dette, og derefter er nødt til at gennemgå dem igen. Og: Har du tillid til arbejdet i afdelingen, eller har du stadig brug for at inddrage en advokat?

En advokat bruges også regelmæssigt som en ekstra revisor. Opfylder stævningen procedurekravene? Det er især uheldigt, hvis argumenterne – selv om de er gyldige – ikke tæller under retsmødet, fordi stævningen ikke opfylder disse krav. Denne kontrol kan også gøre en anden, hvis du bruger software, der tager alle dele af en stævning med dig. For eksempel kan advokaten gøre, hvad han eller hun er betalt for at gøre: gøre en stærk bøn. Det sparer på omkostningerne.

dStyle og dStyleDMS som løsning

Med softwareløsningerne dStyle og dStyleDMS, som du kan læse mere om på vores hjemmeside, kan du undgå de ovennævnte problemer. Så du kan øge din Return On Investment (ROI) betydeligt. Men hvor meget? Det beregner vi gerne for dig. Vores erfaring viser, at investeringen i vores softwareløsning ofte er tjent hjem inden for en måned. Et regneeksempel: Hvis 400 personer i din organisation arbejder to timer om måneden med at udarbejde kontrakter, koster det dig 800 timer i lønomkostninger. Når du reducerer denne tid til fem minutter, går det hurtigt. Det kan du opnå med dStyle, fordi du takket være automatiseringen har alle byggestenene til dokumenter klar og kan springe kontroltrin over. Tænk på tv-programmet på Discovery, hvor man ser, hvor hurtigt en bil ruller ned ad samlebåndet. Det kan være det samme med dokumentoprettelse.