DMS: Sådan fungerer det, og det er her, du vælger det

DMS står for Document Management System og er løsningen i denne digitale verden, hvor vi skal håndtere flere og flere data og datastrømme hver dag. En DMS sikrer, at medarbejderne har adgang til de rigtige oplysninger når som helst og hvor som helst. Det sikrer, at disse oplysninger er lette at finde, altid opdaterede og sikkert gemt på ét centralt sted. Afgørende for smidige forretningsprocesser og uundværlig i denne digitale transformation og den digitale arbejdsplads. I denne blog fortæller vi dig, hvordan et dokumentstyringssystem fungerer, og hvornår din organisation er klar.

Hvordan fungerer en DMS?

En stadigt voksende bunke dokumenter, der opbevares forskellige steder, så ikke alle altid kan komme til det rigtige dokument hurtigt og nemt. Ikke kun irriterende og tidskrævende, det påvirker også kommunikation og samarbejde med kunder og leverandører. genkendelig? Tid til et dokumentstyringssystem!

En DMS administrerer informations- og kommunikationsstrømmene i din organisation. Alt gemt digitalt i ét centralt miljø. I vores DMS til SharePoint kan du nemt åbne, gemme, organisere og dele dokumenter. Takket være tilladelsesstrukturen og versionskontrol bestemmer du ikke kun, hvem der har eller ikke har adgang til bestemte dokumenter, du kan også være sikker på, at den rigtige version altid arbejdes på, og at alle har de mest opdaterede oplysninger. En DMS hjælper med at gemme dine dokumenter godt og tydeligt og sikrer, at dokumentflows opsættes effektivt. Alt dette hvor som helst, fra enhver enhed.

Hvornår vælger du en DMS?

Kort sagt: når du bemærker, at du mister overblikket og gerne vil returnere det. Men der er endnu flere tegn på, at din organisation er klar til en DMS:

• (For mange) fejl begås ved behandling af alle dokumenter;
• Medarbejdere bruger meget tid på at søge efter de rigtige dokumenter og oplysninger, fordi alle dokumenter gemmes her og der;
• Du får ikke nok ud af alle de data, du indsamler. Dette skyldes, at det opbevares alle mulige forskellige steder. En DMS samler alle oplysninger på det rigtige sted. Dette gør det muligt for en DMS let at få kommercielle oplysninger, såsom ordrepræferencer, købsadfærd eller kundeprofiler;
• Din nuværende dokumentopbevaring er en vigtig omkostningspost på grund af mængden af papir, udskrivningsomkostninger og den arkivplads, den optager;
• Dokumenterne og dataene ankommer hurtigere, end du kan behandle dem;
• Forkerte og/eller forældede oplysninger bruges eller sendes, fordi forskellige versioner strejfer rundt i organisationen. Den version kontrol af vores DMS forhindrer dette.

Har du spørgsmål til vores DMS til SharePoint , eller vil du vide, hvad det kan gøre for din organisation? Kontakt os, vores konsulenter er klar til at hjælpe dig!