DMS: en af de tre musketers beskytte dit rige

En lille organisation kan ikke undvære et dokumentstyringssystem (DMS). Strømmen af papir er faldende, den digitale version er kun voksende og lejlighedsvis truer med at gå ud over sine kyster. For at forhindre dette og for at holde disse digitale dokumenter sikre, behageligt og brugbare for organisationen, en DMS er et must.

Oprettelse af dokumenter

Document Management System er en af tre musketere, der forsvarer din organisation - kald kong Louis XIII - mod administrativt kaos. Hvis DMS påtager sig rollen som Athos, vil Porthos's blive fortolket af CMS (Client Management System) og Aramis af Document Creation System, såsom dStyle.

Happy ending!

De tre af dem sikrer, at hele 'papir' organisation, siger retten i det kongelige selskab, kører problemfrit. Og hvad med rollen som d'Artagnan, den smukke fjerde musketer? Nå, lad det være den medarbejder, der med viden, færdigheder og kvaliteter faktisk giver den administrative organisation af virksomhedens indhold.
Jeg elsker den slags metafor. Og ja, historien om de tre musketers har en lykkelig slutning: den falske kardinal Richelieu forsøger at udløse kaos er besejret. Længe leve kongen!

Fra gode menneskers hus

For at forsvare virksomhedens krone skal Athos – DMS – komme fra et godt sted. Den bør sikre, at de værdifulde oplysninger, der er lagret i dokumenter, kan tilgås på det rigtige tidspunkt på det rigtige sted af de rette personer.
Hvordan gør en DMS gøre det?

Metadata

Når et dokument digitaliseres, modtager det metadata. Metadata er våben - sværd, kamp økser, hellbeves! – for at bekæmpe kaos. Det er data, der beskriver visse datas karakteristika. Så det er faktisk data om data.
Metadataene indeholder f.eks.
Baseret på disse metadata, links er lavet med andre dokumenter, med personer, der har set dokumentet, med ændringer i dokumentet, og mange flere, der rent faktisk giver hvert dokument sin egen egenskab.

Relationer

På grundlag af disse metadata opretter et dokument relationer med andre data med andre dokumenter. Den ved, hvilke personer der kan få adgang, nej, skal have adgang til disse oplysninger. Dokumentet gemmes automatisk, og når en autoriseret bruger søger efter disse oplysninger, tilbagekaldes det automatisk. Og det er, hvad der sker med alle de andre dokumenter, det har et forhold til.

Fordele

Fordelene ved en god DMS er enorme. Vi vil nævne et par stykker. Ikke mere tid spilder søgning og lagring af dokumenter. Garanteret adgang til den nyeste version af et dokument for alle, der arbejder med dokumentet. Alle oplysninger vedrørende en bestemt emne, service udvidelse, produkt og fil let tilgængelige. Medarbejdere, der ikke har noget at gøre med disse oplysninger, bliver heller ikke chikaneret med dem.

Perfekt samarbejde

Documentaal selvfølgelig har en DMS til rådighed for sine kunder: dStyleDMS. Den store fordel ved dette dokumentstyringssystem er det perfekte samarbejde med Document Creation System dStyle365. Du kan forvente et sådant samarbejde fra to produkter, der stammer fra det samme laboratorium.
Men dStyleDMS fungerer også fremragende som en stand-alone DMS med andre applikationer. Og det kan også fungere fint med ethvert andet dokumentoprettelsessystem (og CRM!). Medarbejderne i Documentaal godt for. De har nu det tavse samarbejde med dStyleDMS med mange snesevis af ikke-DocumentaalProgrammer.

Rentabilitet

DMS sikrer en velordnet kurs af hele den administrative proces. Det yder et vigtigt bidrag til virksomhedens effektivitet og dermed rentabilitet. For hver organisation er det vigtigt at forhindre administrative forstyrrelser i at frustrere produktionen.
Vælg det rigtige middel. Det er bedre at holde en af de tre musketers Richelieu ud af døren end at kæmpe vindmøller med Don Quixote frugtesløst ....