gå til hovedindhold
Digital signatur? Intet problem! Men gør Arrangere vandtæt, tak.

Digital signatur? Intet problem! Men det er vandtæt, tak.

Digitaliseringen af korrespondance gør vores (business) liv meget lettere. De tider af tap maskine, tipp-ex og fax er langt bag os. Også signaturen gør en rejse gennem tiden. Hætten behøver ikke længere fyldepen til at give en aftale om indholdet af et dokument. Den digitale signatur har den ubetingede, bindende og juridiske beføjelse svarende til papirsignaturen.

Den digitale signatur kræver en streng, vandtæt organisation. Er underskriverne jo også de mennesker, der skal underskrive dokumentet? Hvordan ved alle, at han eller hun står over for den eneste korrekte version af det pågældende dokument? Og hvem garanterer, at dokumentets indhold ikke ændres, når underskriften er blevet placeret?

Integritet

De garantier, der anmodes om her, skal indeholde det dokumentstyringssystem og den digitale signaturprotokol, der er tilknyttet. DMS regulerer integriteten af det indsendte dokument: Ja, det er den nyeste version, og nej, indholdet vil ikke længere blive kompromitteret. Dokumentets ægthed registreres, certificeres og garanteres således.

Stille samarbejde

Documentaal, som understøtter virksomheder med dokumentoprettelse og dokumentstyring, sammenkæder sit eget dokumentstyringssystem dStyle med ValidSigns digitale signaturplatform. Det tavse samarbejde mellem disse to organisationer sikrer fuld kontrol med dokumenternes ægthed og integritet og over godkendelse og identifikation af autoriserede personer til underskrift. Efter underskrivelsen arkiveres dokumenterne og underskrifterne automatisk og omhyggeligt på en sådan måde, at de kan findes igen på ingen tid.

Tre niveauer

Vi skelner mellem digitale signaturer på tre niveauer.

Den første er den almindelige, ukvalificerede elektroniske signatur: en e-mail med dit navn eller din scannede signatur. Så længe der er grundlag for ikke-juridiske dokumenter, er de tilstrækkelige.

Det tredje niveau, den kvalificerede elektroniske signatur, henvender sig til dommere, notarer, advokater og andre tjenestemænd. Deres identitet registreres personligt af en notar.

Det andet niveau vedrører den digitale signatur, der har retskraft, f.eks. Den avancerede elektroniske signatur er personlig. Dette er, hvad certificering tjenesteudbyderen, en såkaldt Trusted Third Party (TTP) giver. Verificering af, at du er den person, du siger, du er, er garanteret af denne part gennem alle mulige af disse afstifikationer og koder. DMS' og digitale signaturplatforme fokuserer på dette niveau.

Fænomenal fortjeneste

Den fortjeneste, at arbejde med digitale signaturer kan bringe er fænomenal. Hvor det tager virksomheder, hvis ikke uger, at få alle de nødvendige underskrifter placeret under et papirdokument (tænk på internationalt orienterede virksomheder: FedEx spins garn...), tager den digitale signatur et par minutter.

Hver underskriver kan underskrive på et sted og på et tidspunkt, der passer dem. Uanset om det er fra bag hans skrivebord i Amsterdam sydøstlige kontor, eller fra hans ferie adresse i Bahamas, så længe han har en smartphone eller anden enhed til sin rådighed, kan han underskrive (og ingen behøver at vente på ham).

Efter alt, er det ligegyldigt, hvor mange mennesker er nødt til at underskrive: to, ti, tre hundrede? Intet problem overhovedet. Den digitale signatur er ikke bundet til tal. Og disse underskrivere kan gøre det hele på samme tid; Kom til en papirversion!

Én betingelse

Den digitale signatur er ikke længere et varsel i dagens forretning og service. Der er én betingelse. At arbejde problemfrit med den digitale signatur, som tager højde for alle juridiske regler og regler om beskyttelse af personlige oplysninger, kræver et dokumentstyringssystem, der kan levere denne pleje.

 

Reinoud Wouters
partner Documentaal.

 

Vil du kommentere denne blog? Gerne! Send dine kommentarer via e-mail til rewo @documentaal.nl

Please comment

E-mailadressen vil ikke blive offentliggjort. Krævede felter er markeret med *

Tilbage til toppen