Standardiseringens kraft: Medarbejderne kan gøre det, de er bedst til

Hvordan sikrer du, at medarbejderne i denne kaotiske tid ikke skal være opmærksomme på perifere problemer og kan fortsætte med at gøre det, de er gode til? Svaret på dette spørgsmål ligger i innovation og standardisering ved hjælp af den rigtige software. Vi hjalp et akademisk hospital i Holland med dette trin.

Den juridiske afdeling på det pågældende hospital udarbejder ca. 800 kontrakter om måneden. Det tager i gennemsnit to timer pr. kontrakt. Der følges en særlig procedure for at sikre, at dokumenterne opfylder alle kravene. Vi tog et nærmere kig på denne tilgang og kom op med et nyt design.

Færre trin

Vi tog de seks skridt tilbage til fire. For eksempel sagde vi farvel til en kontrol trin: den juridiske afdeling kontrolleret dokumenterne, så signalerede, at de ikke var ok og sendte dem tilbage til trin et. De 400 afviste dokumenter skulle derefter tilpasses og genoptrådte møllen. Ved hjælp af vores software er mange byggesten i dokumentet nu i orden som standard, hvilket betyder, at dette kontroltrin er annulleret. Personalet behøver ikke at bekymre sig om det længere. Sammenlign det med fremstilling af en stol: du vil ikke kontrollere igen og igen, om dimensionerne af benene eller sædet er korrekte. Dette sker én gang, hvorefter målingerne registreres. Hver stol produceres derefter på grundlag af de standardiserede størrelser. Det sparer en masse arbejde.

Hvilken slags dokumenter vil du oprette eller ej?

Vi så også på dokumenternes kompleksitet. Du kan alle arbejde hårdt på et bestemt stykke og i slutningen af dagen tænke: det gik godt. Der henviser til: i virkeligheden har du timers arbejde i det, uden at organisationen at tjene penge. For at forhindre dette arbejder vi med en ordning, der afslører de forskellige karakteristika af stykkerne. Du kan hurtigt se, om dokumenter er enkle eller komplekse, skal oprettes ental eller flere gange, og endelig, om de er værdifulde for organisationen eller ej. Som en organisation, vil du finde ud af, hvilke stykker du absolut ikke ønsker at skabe. I tilfælde af hospitalet: du ikke ønsker at udarbejde hundrede forskellige kontrakter, men en grundlæggende kontrakt, der indeholder alle byggestenene.

Resultat: fra fjorten til en fte

Resultatet af vores støtte: Det tager kun fem minutters arbejde at udarbejde en kontrakt. Den juridiske afdeling foretager ikke en ekstra kontrol, og den administrative afdeling udfører ikke unødvendigt arbejde. Tidligere var der behov for 14 fuldtidsækvivalenter for at udarbejde ansættelseskontrakter, som nu kun var én fte. Det betyder, at 13 fte er frigivet til hovedspørgsmål. Så disse mennesker kan gøre, hvad de er rigtig gode til.

Lektionen

Ud fra dette praktiske eksempel kan der destilleres en generel lektie, som ikke kun er nyttig for hospitalet, men som er nyttig for forskellige organisationer. Disse resultater kommer først, når talentet om bord kan fokusere på det vigtigste arbejde. Og det er det, der giver mulighed for standardisering af dokumentoprettelse ved hjælp af software. Advokaten gør en stærk bøn, revisor dykker ned i et årsregnskab og HR specialist tænker på en ny personalestrategi i stedet for at miste sig selv i udarbejdelsen af kontrakter. Så tage føringen ved hjælp af innovativ software.