Digitale Werkplek: Dit zijn de voordelen
We kunnen de term bijna niet meer wegdenken tegenwoordig: de digitale werkplek, ook wel digital workplace genoemd. Ruim 95% van de bedrijven geeft aan het belangrijk te vinden om een digitale werkplek te hebben. Maar wat houdt de digitale werkplek nou precies in en wat zijn de belangrijkste voordelen? Wij vertellen het u.
Digitale werkplek: dit moet u weten
Heel simpel gezegd is een digitale werkplek, of digital workplace, de vervanging van de fysieke kantoorruimte. Het is een platform dat alle belangrijke zakelijke toepassingen, informatie en processen integreert. Onderzoek van Gartner toont aan dat ruim 95% van de bedrijven het belangrijk vindt om een digitale werkplek te hebben.
De digitale werkplek creëert een centrale plek voor medewerkers om toegang te krijgen tot alle bedrijfsapplicaties die in de organisatie worden gebruikt. Goede integratie en samenwerking zijn hierbij onmisbaar. Doordat alle data en functionaliteiten van de bedrijfssoftware (denk aan BI en CRM) op één plek samenkomen zijn alle applicaties en informatie beschikbaar. Hierdoor kunnen alle medewerkers hun werkzaamheden vanaf elk apparaat en vanaf elke locatie uitvoeren.
Dankzij de vrije informatie-uitwisseling in de digitale werkplek zijn bedrijven flexibeler en innovatiever. Daardoor kunnen medewerkers makkelijker (samen)werken. Daarnaast vergroot het de medewerkerstevredenheid en hun betrokkenheid doordat ze altijd op het juiste moment bij de juiste informatie kunnen.
Kortom: een goed ingerichte digital workplace zorgt ervoor dat mensen hun werk goed kunnen doen en snel en eenvoudig kennis kunnen delen en collega’s kunnen raadplegen.
Niet altijd efficiënt ingericht
De afgelopen jaren en met name het afgelopen jaar, zijn talloze bedrijven overgestapt naar het nieuwe werken: digitaal en op afstand. Ondanks dat veel bedrijven deze switch hebben gemaakt, is dit lang niet altijd effectief gebleken. Hoe dat kan? Wat vaak gebeurt is dat er van allerlei verschillende tools gebruikt wordt gemaakt die elk op een andere manier werken. Hierdoor gaat er veel tijd verloren aan het switchen tussen de verschillende applicaties.
Wat is er nodig voor een succesvolle digital workplace?
Maar wat is er nu nodig om van uw digitale werkplek, een succesvolle digitale werkplek te maken? Wij hebben het voor u op een rijtje gezet:
- Medewerkers en externe relaties moeten gemakkelijk actief deel kunnen nemen aan werkbesprekingen.
- Werk zoveel mogelijk met bestaande applicaties die onderling goed communiceren, dit bespaart medewerkers veel tijd met het schakelen tussen applicaties.
- Geef medewerkers mobiele toegang zodat ze alle notificaties en informatie beschikbaar hebben, ook onderweg.
- Sta medewerkers toe om alle soorten gegevens te uploaden en te integreren.
- Analyseer gegevens en genereer aangepaste rapporten.
Een digitale werkplek creëren heeft wat meer voeten in aarde dan enkel een paar tools in gebruik nemen. Zo moeten er slimme strategieën geïmplementeerd worden om werknemers de tools te geven die ze nodig hebben om verbinding te maken, samen te werken en hun belangrijkste taken uit te voeren. Een overstap naar een digitale werkplek vergt dus wel wat handelingen maar niet zonder resultaat. Hieronder hebben wij een aantal voordelen uitgewerkt die een goed ingerichte digital workplace met zich meebrengt.
- Creëert een cultuur waarin samenwerken centraal staat
Slimme en betrouwbare communicatietools dragen bij aan het verkorten van vergadertijden en geven medewerkers daarmee meer tijd en ruimte voor small talks, ideeën en innovaties. - Brengt personeel samen
Met een digitale werkplek creëert u een transparante werkomgeving waarin medewerkers makkelijk de status van elke taak of project kunnen volgen. Hierdoor zijn er minder follow-ups, e-mails en telefoontjes nodig. Doordat u alle medewerkers on the same page hebt, kunnen zij zich beter concentreren op de gedeelde bedrijfs- en organisatiedoelen. - Meer tijd voor nieuwe ideeën
Dankzij de digital workplace worden automatisch zaken gebundeld en geautomatiseerd. Dit maakt het dagelijks leven van uw werknemers veel gemakkelijker. Hierdoor stijgt de productiviteit en komt er tijd vrij voor nieuwe ideeën en oplossingen. - Stelt medewerkers in staat om op afstand te werken
Zoals inmiddels al wel duidelijk is kunnen door gebruik te maken van de digitale werkplek medewerkers vanaf elk apparaat en vanaf elke locatie werken. Uit onderzoek van Gartner blijkt dat 90% van de medewerkers één of meerdere dagen per week op afstand zou willen werken. Door gebruik te maken van een digitale werkplek voorziet u dus ook in de wensen van de medewerkers. - Zorgt voor een betere klantervaring
Wanneer het team betrokken, efficiënt en productief is, kunnen de klanten het beste halen uit het talent en de technologie dat het bedrijf te bieden heeft. Dit heeft een positief effect op de klantervaring en hoe tevredener de klant, hoe sneller ze terug zullen komen. - Kosten worden bespaard waardoor investeringen gedaan kunnen worden
Een goed ingerichte digitale werkplek zal mede door de toename van productiviteit, klanttevredenheid en personeelstevredenheid geld besparen en misschien zelfs opleveren. Hierdoor komt er meer geld vrij om andere investeringen te doen, zoals het lanceren van een nieuwe dienst of product. - Verbetert de werknemerservaring
Inmiddels is al duidelijk dat de digital workplace veel voordelen heeft voor medewerkers: ze kunnen werken waar en wanneer ze willen, ze houden meer tijd over voor dingen die ze écht leuk vinden waardoor de medewerkerstevredenheid toeneemt. Maar er is meer! Naast al deze voordelen zorgt de digitale werkplek er ook voor dat medewerkers meer met elkaar verbonden zijn doordat ze inzicht hebben in de werkzaamheden van collega’s en ze elkaar makkelijker kunnen helpen.
Tip van ons: organiseer eens of meerdere keren per week een scrum in de ochtend, hierin kunnen alle collega’s kort toelichten waar ze mee bezig zijn en wordt de drempel om contact te zoeken en/of om hulp te vragen lager. - Vind beter talent en behoud ze
Dankzij deze nieuwe werkplekken zijn medewerkers niet meer gebonden aan een fysieke locatie. Dit betekent natuurlijk ook dat werkgevers niet meer enkel in hun regio hoeven te zoeken voor geschikte medewerkers. Hierdoor wordt de groep van geschikte kandidaten een stuk groter én is de kans van slag een stuk hoger. De vrijheid die het met zich meebrengt zal ook een motivatie zijn om graag voor een bedrijf te willen werken.
Microsoft 365 heeft alles in huis om een succesvolle digital workplace te zijn. Als officieel Microsoft Partner kunnen we u hier alles over vertellen en kunnen we u helpen de perfecte digitale werkplek in te richten. Neem daarvoor alleen even eenvoudig contact met ons op.
