De kracht van standaardisatie: medewerkers kunnen weer doen waar ze goed in zijn

Hoe zorg je ervoor dat werknemers in deze chaotische tijd geen aandacht hoeven te schenken aan randzaken en kunnen blijven doen waar ze goed in zijn? Het antwoord op deze vraag schuilt in innovatie en standaardisatie met behulp van de juiste software. Wij hielpen een academisch ziekenhuis in Nederland met deze stap.

De juridische afdeling van het betreffende ziekenhuis stelt zo’n achthonderd contracten per maand op. Dat duurt gemiddeld twee uur per contract. Om ervoor te zorgen dat de documenten aan alle eisen voldoen, wordt er een specifieke procedure gevolgd. Wij namen deze aanpak onder de loep en bedachten een nieuwe opzet.

Minder stappen

We brachten de zes stappen terug naar vier. We namen bijvoorbeeld afscheid van een controlestap: de juridische afdeling controleerde de documenten, signaleerde vervolgens dat ze niet in orde waren en stuurde ze terug naar stap één. De vierhonderd afgekeurde documenten moesten vervolgens worden aanpast en opnieuw de molen in. Met behulp van onze software zijn veel bouwstenen in het document nu standaard in orde, waardoor deze controlestap vervalt. Het personeel heeft er nu geen omkijken meer naar. Vergelijk het met het fabriceren van een stoel: je gaat niet keer op keer checken of de afmetingen van de poten of de zetel kloppen. Dat gebeurt één keer, waarna de maten worden vastgelegd. Vervolgens wordt elke stoel op basis van de gestandaardiseerde maten geproduceerd. Dat scheelt veel werk.

Wat voor soort documenten wil je wel of niet creëren?

Ook keken we naar de complexiteit van de documenten. Je kunt met z’n allen hard werken aan een bepaald stuk en aan het einde van de dag denken: dat ging goed. Terwijl: feitelijk heb je er uren werk in zitten, zonder dat het de organisatie geld oplevert. Om dit te voorkomen, werken we met een schema dat de verschillende kenmerken van de stukken aan het licht brengt. Je ziet in één oogopslag of documenten simpel of complex zijn, enkelvoudig of in veelvoud gemaakt moeten worden en, tenslotte, of ze waardevol zijn voor de organisatie of niet. Zo kom je er als organisatie achter welke stukken je zeker niet wilt creëren. In het geval van het ziekenhuis: je wilt geen honderd verschillende contracten opstellen, maar een basiscontract dat alle bouwstenen bevat.

Resultaat: van veertien naar één fte

Het resultaat van onze ondersteuning: het kost nog maar vijf minuten werk om een contract op te stellen. De juridische afdeling doet geen extra check en de administratieve afdeling verricht geen onnodig werk. Voorheen waren er veertien fte nodig voor het opstellen arbeidscontracten, nu slechts één fte. Dit betekent dat er dertien fte vrijkomen voor hoofdzaken. Deze mensen kunnen dus doen waar ze echt goed in zijn.

De les

Uit dit praktijkvoorbeeld valt een algemene les te destilleren waar niet slechts het ziekenhuis iets aan heeft, maar die bij verschillende organisaties van pas komt: hoe vaardig het personeel ook is, het betekent nog niet dat een organisatie als geheel hierdoor betere resultaten behaalt. Die resultaten komen er pas wanneer het talent aan boord de aandacht kan richten op het belangrijkste werk. En dat is wat standaardisatie van documentcreatie met behulp van software mogelijk maakt. De advocaat bedenkt een sterk pleidooi, de accountant duikt een jaarrekening in en de HR-specialist denkt na over een nieuwe personeelsstrategie in plaats van zichzelf te verliezen in het opstellen van contracten. Pak dus de voorsprong door innovatieve software te gebruiken.

 

[vcex_button url=”https://www.documentaal.nl/contact” title=”Visit Site” style=”flat” align=”left” color=”orange” size=”medium” target=”self” rel=”none”]Ook tijd besparen door innovatie?[/vcex_button]