Oprettelse af dokumenter: Det ser ud til at udrulle din printer...

Enhver organisation af enhver størrelse kender problemet – ja, så at sige problemer – når vi taler om papirstrømmen. Hvorfor får vi ikke et par straight?

• En virksomhedsidentitet, der fører et helt uafhængigt liv inden for hver afdeling.
• Dokumenter, der engang blev gemt, men som nu ikke kan spores.
• Tvivl om status for et dokument: er dette den nyeste version?

Gee... Hvem sagde automatisering kun bragte overskud?

Ja, automatisering gør det! Selvfølgelig gør digitaliseringarbejde meget lettere! Lige så godt som overgangen fra gåsefjer til kronpen, fra fyldepen til skrivemaskine og fra skrivemaskine til tekstbehandlingsprogram skridt var på vej til færdiggørelsen af Dokumentet.

Og nu, med dokumentoprettelse, tager vi det næste skridt: en rapport, et brev eller et notat, der mere eller mindre producerer sig selv. Hvor let vil du have det skal være?
Selvfølgelig skal du gøre brug af de muligheder, der er der. Som en smart dokument skabelse ansøgning kombineret med en fremragende dokument management system. Et stykke kage, ikke?

Hvis vi forklarer dig - kort sagt - hvordan et dokument skabelse program fungerer, vil dens fordele automatisk opstå. Som et eksempel tager vi vores eget program dStyle.

1. Du skal bare arbejde i Microsoft Word, hvor dette program er integreret.
2. Du vælger den type dokument, du vil oprette: brev, rapport, notat, mail, påmindelse, kontrakt, you name it.
3. Programmet beder dig om nogle variabler: naw data, et filnummer, uanset hvad. Fra CRM hentes alle andre relevante data automatisk.
4. Du vælger fra Tekststykker de afsnit – men også uddrag, der kan bestå af snesevis af sider – som du vil bruge i dokumentet. Og selvfølgelig kan du supplere dokumentet alle steder med tekst, som du indtaster på stedet via tastaturet.
5. Du kan tilføje vedhæftede filer fra filen. Fil? Ja! Programmet sikrer, at du har alle dokumenter (herunder alle e-mails!), Der vedrører denne sag direkte ved hånden.
6. Du kan udskrive dokumentet, men ved hjælp af den eneste rigtige printer, med det rigtige papir.
7. Og endelig gemmer du dokumentet. Nå, faktisk, du ikke, men selve programmet, som ved præcis, hvilken fil til at sætte i filen ved metadata.
8. Og så, næste gang, din kollega eller dig selv vil fortsætte i denne fil, tryk i et par egenskaber og gå, hele filen er straks til din rådighed.

Fordelene? Lad os overhovedet sætte det sammen. tallene over og under svarer til hinanden.

1. Ikke gider, bare tappe Word, uden tvivl dig - og næsten alle - er velkendte.
2. De er alle derinde! Du behøver ikke længere at bekymre dig om layoutet og designet af dokumentet, hvilket er gjort for dig! Programmet vælger præcis dette format, denne skrifttype, de margener, der er en del af dette dokument.
3. Snart programmet anerkender entydigheden af de data, du indtaster. Et brev? Postnummer og husnummer er nok til at vide, at det var et brev til hr. Janssen i Oosterwijtwerd (hvor er det?). Alle andre data vil blive hentet med det samme.
4. Så du behøver ikke at klippe og indsætte noget fra tidligere dokumenter. Deri ligger altid faren for, at du bruger et forældet dokument. Eller at du kopierer en anden persons privatlivsdata (ups!). Eller overtage den forkerte virksomhedsidentitet. Eller... Uanset. Så lad være!
5. Nice, hey, alle de relevante stykker lige foran dig. Du behøver ikke at kigge efter noget længere, du selv se de nyeste e-mails, du er helt up to date, når det kommer til denne fil. Du kan straks forudse den seneste udvikling, fordi de føjes direkte til filen.
6. Programmet ved, at for et brev printer En papirbakke 3, og for en rapport printer B papirbakke 2 skal bruge. Sparer dig for en masse irritation (igen, at rapporten om almindeligt brevpapir! #$%^*()!!! *)
7. Du behøver ikke længere at tænke på, hvilket drev, hvilken mappe, hvilken undermappe, hvilken undermappe osv., osv., osv., og så videre, skal du bruge. Systemet gemmer dokumentet på det eneste sted, hvor alle, der bruger systemet, derefter formår at finde det med den største oprettet. Fordi det er, hvad systemet gør for ham!

Behøver vi at sige mere???

Vi nævnte det før i en tidligere blog, men kun en lille smule: Enhver idé om, hvor meget tid en medarbejder bruger i gennemsnit at kigge op oplysninger i deres egne systemer og gøre det egnet til et nyt dokument? Nej? Vær ikke bange,.... Det kommer: omkring to timer om dagen! Og det er ikke ligefrem de timer, du har arbejdet 'nice'!
Men heldigvis er der efter gåsefjeren, fyldepen, skrivemaskinen og tekstbehandlingsprogramet... programmet til oprettelse af dokumentet!
Vil du se, hvordan det virker? Kontakt contact os, vil vi gerne vise det til dig!